Как экономить время на совещаниях и успевать больше

Удаленная работа, получившая распространение во время пандемии, продолжает пользоваться популярностью среди работников по всему миру. Но зачастую рабочий день сотрудника, работающего из дома, превращается в поток Zoom-совещаний, большая часть из которых мало продуктивны.

Некоторые компании — например, Shopify — приняли радикальные меры и вообще отменили все онлайн-совещания, по крайней мере, на время. Но такой подход вряд ли может реализовать большинство организаций. Заместитель главного редактора и ответственный редактор подкастов Fast Company Кэтлин Дэвис на протяжении четырех лет работала удаленно. В этой статье она делится четырьмя методами, позволяющими сделать онлайн-встречи с коллегами эффективнее, и извлечь максимальную пользу из совещаний, запланированных в вашем календаре, независимо от их количества.

Пропустите совещание, если нет повестки

Повестка — одно из основных условий проведения совещаний, но именно это условие чаще всего игнорируют. Большое количество еженедельных звонков в наших календарях — всего лишь «планерки» или встречи по статусу задач. Если вы не продумали тему встречи (или не определились, кто ее будет проводить), то она наверняка она выйдет весьма сумбурной. Если вам не удалось сформулировать хотя бы два значимых пункта повестки, то эту встречу можно просто заменить email-перепиской.

Не стоит делать встречи часовыми или получасовыми по умолчанию

Мы склонны заполнять все имеющееся в нашем распоряжении время. Вы когда-нибудь замечали, что, если на совещание отведен час, вы почти всегда используете все это время? Но если сократить тот же самый звонок на 15 минут, скорее всего, результат будет не хуже. 

На первый взгляд 10 или 15 минут — не такая уж большая экономия, но если вам удастся урезать время звонков и встреч несколько раз в течение недели, вы в конечном итоге выиграете целые часы. В качестве дополнительного бонуса сэкономленное время может стать для вас настоящей отдушиной, если у вас запланировано множество совещаний одно за другим. У вас будет передышка, чтобы проверить почту или просто отойти от рабочего стола.

Замените некоторые повторяющиеся совещания групповыми статусами

Зеб Эванс, генеральный директор и основатель компании ClickUp, неоднозначно оценивает встречи один на один. В своей недавней статье для Fast Company он писал: «Многие топ-менеджеры используют личные встречи, чтобы в частном порядке согласовать предпочтительное для них решение или желаемые результаты предстоящего обсуждения. Хотя у руководителей вовсе не обязательно дурные намерения, это формирует культуру непрозрачного принятия решений “за закрытыми дверьми”». По мнению Эванса, «встречи один на один необходимы сотрудникам для поддержания морального духа, для коммуникации и наставничества. Тем не менее, с точки зрения топ-менеджмента, такие встречи оказываются затратными по времени, неэффективными и малопродуктивными». Вместо этого Эванс предлагает назначать ежедневные групповые «статусы», посвященные темам, которые будут обсуждаться в ходе различных встреч один на один.

Не тревожьтесь без причины

Отнюдь не все «непродуктивное» время — потерянное. Если мы ценим разговоры на кофе-поинте или общение в кафе после работы, то и короткая «непродуктивная» беседа о семье, отпуске, спорте и погоде тоже может способствовать улучшению коммуникаций в команде. В стремлении добиться как можно больших успехов не стоит забывать, что мы тоже люди.