Командировка под ключ: как технологии помогают бизнесу экономить время и деньги | Большие Идеи

? На правах рекламы

Командировка под ключ: как технологии помогают бизнесу экономить время
и деньги

Мелкие неудобства превращают планирование деловой поездки в большую проблему. На одном сайте — купить билеты, на другом — забронировать отель — организация даже однодневной командировки может отнять много времени и сил. Эти проблемы решает сервис Яндекс Командировки на платформе Яндекс Go для бизнеса. Но как? Расскажут те, кто уже попробовал подготовить коллег к рабочим поездкам.

Командировка под ключ: как технологии помогают бизнесу экономить время и деньги

читайте также

Разыскиваются аномалии

Боб Гудсон,  Кевин Уитакер,  Мартин Ривз

Как устоять перед жесткой критикой

Джозеф Гренни

Хотите развить творческие способности? Забудьте об эффективности

Арт Маркман

Книги

Никольская Вера подготовила

Быстрые сборы: забыть нельзя оставить

Организация командировок долго оставалась сферой, куда ни тренды рынка труда, ни технологии не проникали. Инструментов «под ключ» для делового туризма не было — HR-специалисты организовывали все вручную. Исследование Ассоциации менеджеров показало, что треть российских компаний как минимум два раза в год отправляют сотрудников в командировки. BCD Travel выяснил, что для самих бизнес-путешественников главное в таких поездках комфорт — чтобы все внимание уделялось рабочим задачам, а не мыслям, как составить отчет о расходах.

2024 год принес в сферу новые технологические решения. Цифровизация, автоматизация и забота о сотрудниках — вот самые актуальные HR-тренды года, отмечает консалтинговая компания AS Russia. Следовать им и внедрять в бизнес-процессы цифровые решения сейчас одинаково стремятся корпорации и небольшие компании.


Новый уровень комфорта в деловых поездках

Сервис Яндекс Командировки позволяет не только бронировать авиабилеты практически по всему миру, резервировать апартаменты и номера в отелях, но и решать другие задачи: оплатить доставку из ресторана в Еде или купить продукты в Лавке, заказать такси из аэропорта или арендовать каршеринг в Драйве. А если командировка на корпоративном или личном автомобиле, можно воспользоваться Заправками в пути или по месту.

«Это отличный и хорошо продуманный сервис: можно заказать сразу и билеты для поездки в командировку, и такси, и проживание, и даже о еде позаботиться, — делится впечатлениями Екатерина Бахарева, основатель и гендиректор HR-агентства Benchmark. — Мне понравилось, что подготовиться к командировке можно довольно быстро, раньше все приходилось делать за несколько недель, чтобы успеть оформить все документы и ничего не забыть. А по возвращении — проверять, все ли подписано и зафиксировано. Это отнимало время и у сотрудника, и у бухгалтера».

Ваучеры на проезд и гостиницу приходят на электронную почту тому, кто отправляется в командировку. А закрывающие документы автоматически подгружаются в личный кабинет организатора поездки в начале месяца, следующего за отчетным. Причем, в одном файле на каждого сотрудника — и никакой путаницы, потерь «оригиналов» и чеков.


С заботой о сотрудниках, с выгодой для бизнеса

При бронировании отелей в Яндекс Командировках указываются финальные цены, без комиссии и наценок. А если вариант с предоплатой не подходит, можно воспользоваться овердрафтом: сначала бронируете, а после пополняете депозит на нужную сумму и не переживаете, что поездка может сорваться из-за недостатка средств на счете. Даже если в момент оплаты гостиницы цена выросла, для компаний, подключенных к Командировкам, она зафиксировалась еще при бронировании.

«Наша компания начала пользоваться сервисом Яндекс Командировки в начале 2024 года, — рассказывает Ольга Пономарева, главный бухгалтер ООО «Энвиро-Хеми ГмбХ». — Хотели отправить нескольких сотрудников в Турцию, а наш трэвел-партнер предложил варианты, которые совсем не устроили ни по качеству сервиса, ни по цене. Нашли Яндекс Командировки и быстро организовали рабочие поездки. Сервис оказался простым и понятным в использовании, легко подобрать что-то подходящее, выстроив нужные фильтры, и провести оплату. Заселение и проживание в поездках тоже проходило гладко. Приятный бонус — система налогообложения нашей компании позволяет вычесть НДС из расходов на командировки».

Ситуации в поездках бывают разные, потому служба поддержки Яндекс Командировок доступна 24/7. Сервис выделяет компании персонального менеджера, который всегда на связи и сможет помочь в случае чего. Важно — за это не нужно доплачивать. В Командировках нет комиссий, подписки или абонентского обслуживания за пользование платформой. Оплачиваются только расходы на поездку.

«Узнали о сервисе Яндекс Командировки и решили попробовать. Приятно удивились, когда организовали рабочие поездки «под ключ». Для оплаты оставалось прикрепить договора в личном кабинете и закрывающие документы с НДС, — делится впечатлениями Владимир Цой, директор ООО «Агрострой». — Мы уже отправляли наших сотрудников по работе в Киров, Вологду и Нижний Новгород. У обоих были оформлены личные кабинеты, куда подгружалась информация о заселении в отель. Туда же приходили отчетные документы. Здорово, что все в одном месте».

Выбор гостиниц на платформе — на любой вкус и корпоративный кошелек по всему миру.

Бывает, что поездки затягиваются и нужно продлить бронь — с этим может помочь организатор командировок от компании, быстро скорректировав лимиты и сроки в личном кабинете. А если номер окажется занят, сервис предложит не менее заманчивый вариант.


По шагам: как подключить сервис и начать им пользоваться


Подключиться к Яндекс Командировкам также легко, как и пользоваться платформой:

1. Заведите личный кабинет в Яндекс Go для бизнеса.

2. Перейти в раздел Командировок.

3. Внесите реквизиты компании и данные о сотрудниках, которые будут пользоваться сервисами.

4. Пополните счет.

Готово! Можно отправлять сотрудников в их первую комфортную командировку.

Организовать деловую поездку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Потребовалась одна технология, чтобы оформление командировок из утомительного и трудоемкого процесса стало простой и понятной последовательностью шагов, а бизнес был уверен, что служебная поездка пройдет без лишних трудностей и затрат.


erid: F7NfYUJCUneLsWSvTe4F