читайте также
Что делать, если у вас всё плохо
Сабина Наваз
Что нужно знать об истории России ХХ века
Мариэтта Чудакова
Что не так с персонализированной рекламой
Барт де Ланге, Стефано Пунтони
Притча о башмачнике
читайте также
Расходы на деловые поездки традиционно занимают 3-4 место в списке затрат корпораций и уступают лишь расходам на зарплату персоналу и аренду офисов. Мировая тревел-индустрия сегодня стремится к цифровизации и все чаще производит инновационные продукты. Авиакомпании используют электронную регистрацию, разрабатывают концептуальные кресла и упрощают процедуру прохода через паспортный контроль: в некоторых странах больше не нужно стоять в очередях к пограничникам, а достаточно подойти к специальному датчику, отсканировать сетчатку глаза и свободно выйти в город. Авиакомпании делают все, чтобы путешественнику было удобно.
При этом в учете деловых поездок ситуация гораздо сложнее: корпорации зачастую инертны и медленно реагируют на меняющуюся среду.
Чтобы оформить командировку, сотруднику нужно вручную пройти от пяти до пятнадцати этапов: согласование заявки, подписание приказа, подтверждения бюджета, начисления суточных и аванса, бронирования тревел-услуг, составления отчета по расходам и т. д. Все процессы администрируют разные департаменты и, как у Крылова, тянут вожжи в разные стороны.
Безупречно и вовремя выполнить весь перечень необходимых согласований по командировке с первого раза получается далеко не у всех. В конечном итоге это замедляет работу и тормозит развитие корпорации в целом.
Бюрократия пугает и сам персонал. По данным опросов Международной ассоциации воздушного транспорта (IATA), 85% сотрудников корпораций, которые ездят в командировки, хотят, чтобы во время путешествия им предлагали более индивидуальный подход, чем сейчас.
В чем же проблема? Почему автоматизация сегмента бизнес-тревел так отстала от современных потребностей? Есть ли ИТ-продукты, адаптированные под российский рынок?
Сколько кругов бюрократии вы должны пройти, чтобы внедрить продукт, сопоставимый по удобству с такими ежедневными сервисами, как Amazon, Uber или доставка пиццы?
Человек привык сравнивать различные сервисы, и сотруднику корпорации есть что с чем сравнить: например, процесс оформления командировки с процессом покупки услуги или товара на eBay. Два клика — и товар в кармане. Суть процессов должна быть одной и той же. Быстро, понятно и удобно.
Иностранные продукты имеют модуль по ведению командировочного процесса и учета затрат. Модуль отлично работает на зарубежных рынках, но в России он практически не адаптирован к российскому бухгалтерскому, кадровому и налоговому учетам. Те корпорации, которые имплементировали подобные тревел-модули, тратят очень большие средства на доработку.
В чем разница командировочного учета в России и за рубежом?
- В зарубежных странах процесс менее бюрократизирован и количество обязательных операций значительно ниже;
- Учет командировок единый в каждой корпорации. В России каждое предприятие имеет свою политику по командированию и множество внутренних регламентов;
- Автоматизация на российских предприятиях приближена к уровню 2.0;
- Низкая автономия сотрудников, принимающих решение в бизнес-тревел направлении.
Инновационное ИТ-решение компании интегрированного бизнес-сервиса и учета деловых поездок
Российское ИТ-решение — облачная платформа Millennium, разработанная российской ИТ-компанией CITY TRAVEL с 17-летним опытом работы в бизнес-тревел.
Экономия в бизнес-тревел строится на трех важных составляющих:
Контроль применения тревел-политики;
Автоматизированный процесс валидации заказов;
Применение скидок от авиакомпаний и отелей.
Система Millennium отслеживает превышение бюджета, нарушение лимитов на отели и билеты и составляет специальный отчет, в котором видны все нарушения.
Ответственные сотрудники получают доступ к 50 видам аналитических отчетов и имеют возможность в режиме реального времени сформировать бухгалтерские документы.
Если более грамотно перераспределить ресурсы, экономия составит около 20% бюджета.
Вопреки стереотипам о российских цифровых продуктах модуль имеет как российскую, так и английскую версии. Соответствие ИТ-инфраструктуры Федеральному закону о защите персональных данных ФЗ-152 позволяет хранить на серверах платформы данные, соответствующие уровню защиты PCI DSS.
Работа круглосуточной службы 24/7 позволяет командировочным сотрудникам быть уверенными в тревел-поддержке каждую минуту.
Каким образом это работает
Весь процесс интуитивно понятен и состоит ориентировочно из 6 этапов:
1. Создание приказа на командировку;
2. Начисление суточных и аванса;
3. Выбор и согласование тревел-услуг;
4. Заполнение авансового отчета и отчета по расходам;
5. Получение финального расчета;
6. Загрузка массива данных о каждом заказе в учетную систему предприятия.
Каждый последующий этап невозможен без обязательного выполнения предыдущего. Система автоматически направляет уведомления на электронную почту о необходимости того или иного сценария.
И это экономит компаниям не только время, но и деньги. Сейчас в корпорациях часто работает довольно много сотрудников, так или иначе отвечающих за тревел-бюджет и тревел-учет.
Кому подойдет такое решение
Автоматизация нужна всем, кто хочет контролировать бизнес-процессы и управлять ими. Но в зависимости от размера компании и ее бюджета на бизнес-тревел можно использовать разные решения.
Для крупных корпораций настройки будут частично индивидуальными. Как правило, часть бизнес-процессов таких компаний имеет свою специфику и требует дополнительных решений. Поэтому в этом случае лучше использовать двухстороннюю интеграцию, которая предполагает связь между учетными системами клиента и поставщика. Процесс внедрения такой системы занимает от двух до шести месяцев. За это время разработчики готовят техническую часть, а сотрудники проходят специальные вебинары и учатся пользоваться системой. Такая работа требует проектного подхода.
Среднему бизнесу, чьи расходы на деловые поездки не превышают 50 млн рублей в год, подойдет готовая бизнес-модель: туда уже заложены необходимые бизнес-процессы и настройки тревел-политики.
В итоге такая платформа автоматизирует 80% процессов, связанных с организацией командировок. Исключение — индивидуальные запросы: например, организация мероприятий. Они по-прежнему остаются под управлением одного или нескольких людей в корпорации.
16+
ООО «Сити Трэвел»
+7 (495) 803-28-38,
e-mail: [email protected]