Три причины отказаться от личных встреч
с сотрудниками

Часто ли вы задумываетесь, насколько действительно важны и эффективны ежедневные планерки, встречи, совещания? До недавнего времени я, как и многие, полагал, что личные встречи — это и есть работа. И чем больше таких встреч, тем больше я работаю. Все изменилось, когда я возглавил распределенное подразделение из 160-ти человек в трех регионах и семи офисах. Вопрос о встречах стал для меня одним из самых насущных. Хотя бы потому, что расстояние между подразделениями — более 300 километров и для личной встречи требуется потратить на дорогу около 5 часов.

Работая в условиях виртуальных команд, я пришел к пониманию, что собрания, несмотря на их пользу, — крайне затратный инструмент. Они отнимают время и порождают лишний стресс. И самое главное — встречи не всегда эффективны. Именно это заставило меня пересмотреть подход к ним — и 80% из них перевести в онлайн-режим. Ниже я привожу причины, которые, возможно, подтолкнут вас к выводу: чем меньше личных встреч вы проводите, тем лучше это для вас и вашей компании.

Встречи — это дорого

Встречи отнимают время тремя путями.

Время на дорогу. Даже если вы приглашаете людей из одного здания, им потребуется от 10 до 20 минут только на то, чтобы отвлечься от своих дел, дойти до переговорки и вернуться обратно. Если встреча подразумевает перемещение в другой офис, время на дорогу может в разы превысить запланированный тайминг на обсуждение. А если встреча в другом городе? Ее стоимость в таком случае колоссальна. Добавьте сюда транспортные расходы.

Читайте материал по теме: Офис без границ — хроника удавшегося эксперимента

Время на саму встречу. Когда вы организуете совещание «всего на один час», вы тратите не только свое, но и общее время. Например, пригласив 8 человек, вы потратили минимум 8 «человеко-часов», что равноценно одному полноценному рабочему дню. Сколько всего можно успеть сделать за один день?

Встречи замедляют рабочий процесс. Например, у вас есть проблема. Единственное возможное время для ее обсуждения при личной встрече — через два дня. В течение этих двух дней проблема будет находиться в подвешенном состоянии. В итоге, проблемы могут не решаться неделями просто потому, что расписание одного из ключевых руководителей забито на месяц вперед. Откладывание проблемы на потом — это чаще всего потерянные деньги.

Встречи — это стресс

Встреча — это социальное столкновение. Вы приглашаете людей не для приятного времяпрепровождения, а в большинстве случаев для того, чтобы склонить одних на свою сторону и заставить других работать по вашим правилам. Офисная агрессия чаще всего проявляется именно на встречах.

Встречи провоцируют стресс из-за опозданий или пропусков. Опаздывая, вы испытываете стресс, ведь неуважительное отношение к встречам — корпоративный грех. Стресс усугубляют и встречи, которые идут одна за другой. Вы вынуждены извиняться и сбегать с одного затянувшегося совещания для того, чтобы извиняться за опоздание на другое.

Встречи несут в себе угрозу потери репутации. Мы все боимся того, что нас спросят, а мы не сможем ответить. Еще больше мы боимся публичного осуждения. Это один самых распространенных офисных страхов, и, назначая очередную встречу, мы подпитываем этот страх.

Если вам повезло избежать агрессии и страха, вы можете столкнуться с бездействием. Вынужденное бездействие порождает стресс. Вы сидите на встрече и понимаете, что она скорее всего бесполезна. Но вы ведь не можете просто встать и уйти. Это невежливо, вас не поймут. Поэтому незаметно от других начинаете читать новости в телефоне и ощущать при этом чувство вины. Накапливаясь, такие ситуации могут привести к эмоциональному выгоранию на работе.

Встречи не всегда эффективны

Личные встречи — один из самых древних инструментов менеджмента. Общение — это не только основа бизнеса, это то, что делает нас людьми. Мы привыкли думать, что электронная переписка или телефонный звонок не сравнятся с личным общением, как минимум по критерию эффективности передачи информации. Наверное, поэтому мы продолжаем считать личную встречу самой эффективной формой коммуникации. Но всегда ли это так?

Эффективность передачи информации при таком формате не всегда высока. Личное общение — это не просто обмен словами. Мы также воспринимаем и метаинформацию: мельчайшие изменения выражения лица и тембра голоса, эмоции, психологические манипуляции. Именно поэтому оно так воодушевляет.

Читайте материал по теме: Вас запугивают? Разверните разговор на 180 градусов

Но личная встреча — это не всегда личное общение. Вспомните, как выглядит половина рабочих совещаний: один человек читает доклад, часть присутствующих смотрит на экран с презентацией, оставшаяся часть погружена в мобильные устройства. Насколько подобное мероприятие эффективнее видеоконференции?

Эффективность коммуникации падает с каждым новым участником. Организуя встречу из более чем пяти человек, вы рискуете зря потратить и свое, и общее время.

Что делать

Переведя большую часть коммуникации с сотрудниками в режим видеоконференций и переписки, я не отказался от личных встреч окончательно. Раз в 1—2 месяца я посещаю все подразделения, но уделяю время не групповым совещаниям, а общению с ключевыми специалистами один на один. Это самый эффективный формат встреч, существующий в менеджменте. В комфортной обстановке тет-а-тет вы можете обсудить гораздо больше вопросов за гораздо меньшее количество потраченного времени. Сотрудники при этом чувствуют, что их время ценят и каждая личная встреча для них играет теперь намного большую роль, чем раньше.

Читайте материал по теме: Экстраверты тоже нуждаются в личном пространстве на работе

Личные встречи нужны — и в ближайшей перспективе их не получится полностью заменить их виртуальными. Они привносят эмоции, без которых невозможно принять важные решения. На них генерируется больше идей. Личное общение позволяет получить метаинфорацию от собеседника — нечто большее, чем просто бездушные цифры и факты.

И все же каждый раз, когда вам придет в голову идея о новом собрании с сотрудниками, задавайте себе четыре вопроса:

 
1. Возможно ли решить вопрос с помощью электронной переписки?
2. Что мешает провести встречу по телефону или по видеосвязи?
3. Оправдана ли стоимость такого мероприятия?
4. Можно ли сократить количество участников?

Задавайте эти же вопросы всем, кто приглашает вас на встречу. Отказывайтесь от нее, если ваша роль на ней туманна. Помните, что встречи — это дорого. Решайте рабочие вопросы в переписке и при необходимости связывайтесь с сотрудниками по видеосвязи. Уделяйте больше времени разговорам в формате один на один. А высвободившиеся часы тратьте на действительно полезную для общества работу.