Цифровые инструменты помогут успешно
провести встречу

Собрания «вживую» кажутся последним бастионом перед надвигающейся виртуализацией рабочего места: можно ли придумать более антицифровую технологию, чем прямое общение людей? И хотя основная задача таких встреч — выслушать и быть услышанным — не изменилась, технологии помогают проводить их проще и эффективнее. Учитывая, сколько времени мы проводим на собраниях, имеет смысл потратиться на цифровые технологии для большей их продуктивности. Это весьма разумный способ инвестиций. Вот какие инструменты вам понадобятся.

Перед собранием

Подберите время встречи с помощью Doodle: эта программа проверяет расписание всех участников и находит удобную для всех дату. Наилучший результат вы получите, если сначала подключите эту программу к собственному календарю (лучше предлагать людям то, что уже опробовано на себе) и установите определенные ожидания, сообщив приглашенным, что с помощью Doodle вы ищете удобное время для большинства… и очень жаль, если нет варианта, устраивающего абсолютно всех.

Быстро наметьте время для встреч один на один, а то на поиски подходящего момента порой уходит больше времени, чем на сам разговор. Используя Google appointment slots или Calendly, разметьте в своем расписании время, когда вы готовы говорить по телефону или встречаться, и когда захотите встретиться, достаточно будет послать тому человеку ссылку, чтобы он увидел эти «окошки». Не стоит оставлять эту ссылку в публичном доступе, если только вы не готовы встречаться с каждым, кто вас «забронирует».

Ищете место для встречи? Такие сервисы, как Liquidspace и Desks Near Me, помогают найти варианты, даже в дороге и в чужом городе. Можно бронировать место на неделю, на день и даже на часы (еще несколько опций здесь.)

Читайте материал по теме: 4 способа сделать конференц-связь более удобной

Планируя телефонный разговор с человеком из другого часового пояса, убедитесь, что вы друг друга правильно поняли. Лучше создать приглашение, а не только договориться по электронной почте, и если в вашем календаре имеется время по зонам (а такая опция есть практически в любом приложении), то вы застрахованы от ошибки. С помощью Every Time Zone вы подсчитаете разницу во времени и не назначите этот разговор часа этак на четыре утра.

На встрече

Делайте заметки в Evernote или в другом специальном приложении. Короткие, отчетливые записи, которые легко найти, существенно повышают отдачу от прошедшего разговора. Используйте приложение, которое поможет вам хранить эти записи там же, где и тот проект или темы, к которым они соотносятся. Мобильное приложение Evernote позволяет также фотографировать записи на доске и наглядные пособия, и эти фотографии также легко найти благодаря программе распознавания изображений.

Общайтесь с коллегами через Google Docs. Поручите сотрудникам также вести записи и делитесь ими в режиме реального времени в Google Docs. Это приложение постоянно обновляется, и вы сможете сверять записи и дополнять друг друга все время, что находитесь на связи в интернете (но скопируйте записи в Evernote, если там вы держите все, что относится к проекту). Вы можете служить друг другу секретарями: один говорит, другой в это время записывает. Особенно это удобно, если вы все вместе общаетесь с клиентом или с другой командой: в вашей группе сохраняется почти телепатическая связь, вы делитесь не только записями, но и возникающими по ходу разговора идеями. А если интернет-связь отсутствует, но у вас у всех есть Mac, пустите в ход замечательную опцию SubEthaEdit и вы сможете общаться даже с меньшей задержкой, чем в Google Docs: компьютеры соединятся в локальную сеть.

Читайте материал по теме: Как провести совещание ?легко и с пользой

Подготовьте ссылки на демонстрационные материалы. Оборотная сторона виртуальных записей: когда во время встречи нужно показать какой-то материал, приходится переключаться с записей на тот файл, который вы хотите предъявить. Вот почему я всюду ношу с собой iPad: с помощью GoodReader я загружаю все файлы — PDF или тексты, которые мне могут понадобиться, а поскольку GoodReader подключен к моему аккаунту на DropBox, я сумею открыть даже тот документ, который я забыла загрузить в GoodReader.

Используйте блок-схемы. Я — большой поклонник всяческих способов предоставлять информацию визуально — в виде диаграмм, особенно как блок-схему или древо связей. Некоторые люди ведут в такой форме записи о встречах (был там-то, сделал то-то, вернулись к тексту), я же предпочитаю блок-схемы во время общего обсуждения, когда нужно быстро расписать и организовать различные идеи. Самые мои любимые приложения для этой задачи — MindMeister (гибкий и мощный) и Popplet (дешевле, проще, не столь гибкий). Если вы используете наглядные изображения в разговоре с глазу на глаз, достаточно подсоединить один из компьютеров к проектору, эти приложения, работающие в режиме реального времени, значительно облегчают и работу заочных собраний в интернете.

Все перечисленные выше инструменты годятся как для личных, так и для виртуальных встреч, а ниже я порекомендую кое-что специально для виртуальных и телефонных конференций.

Общий экран с помощью Join.me. Я испробовала GoToMeeting, WebEx, Google Hangouts и Skype. Они неплохо работают, но единственный стопроцентно надежный инструмент — Join.me. Ни разу не подвел (постучим по дереву!), а поскольку он мгновенно устанавливает связь и начинает отображать экран, то выручает и тогда, когда я уже посреди разговора спохватываюсь, что нужно бы показать мой экран собеседнику.

Читайте материал по теме: 7 правил проведения собрания

Запасной канал связи. Если к вашему разговору с клиентом подключены коллеги в другом офисе, вы можете синхронизироваться с помощью запасного канала связи, но установите его заранее. Ужасно неудобно, когда вам срочно нужно что-то сообщить заочному участнику встречи, но приходится ждать, пока он сообразит проверить почту. Этим запасным каналом могут послужить Skype, Lync, MSN, Apple Messages или Gmail Chat — годится любое приложение, лишь бы оно работало с компьютера и не приходилось хвататься за телефон, а главное — лишь бы вы установили эту связь до встречи (пошлите для пущей уверенности тестовое сообщение). Если вы используете приложение, допускающее одновременную личную переписку, все равно лучше общаться с коллегой по другому каналу, иначе недолго перепутать и ваше сообщение увидит ваш клиент.

Ведите протокол важных телефонных звонков. Если во время телефонного разговора вам неудобно вести записи или вы не умеете быстро печатать, попробуйте записать разговор на диктофон с расшифровкой. TapeACall работает и на iPhone, и на Android, достаточно обратиться к этому приложению во время разговора (но учтите, что во многих странах записывать разговор на диктофон можно только с согласия всех участников).

Установите эти инструменты на компьютере и мобильных устройствах и ваши собрания будут проходить намного эффективнее. Это не помешает прямому общению с коллегами и не повредит работе: такие технологии, напротив, укрепляют связь и повышают эффективность переговоров.

Читайте по теме:

• Переговоры с инвесторами: деньги — только часть дела
• Как уговорить старушку
• Переговоры: измеряйте пульс доверия