Что следует купить, скачать и сделать для успешной
удаленной работы

Если вы постоянно работаете из дома или кочуете, как странствующий рыцарь, или просто пару раз в месяц трудитесь вне офиса, вам удастся исполнять свои обязанности эффективнее, обладая нужной инфраструктурой для удаленной работы. Конкретные элементы этого джентльменского набора зависят от типа вашей работы, вашего индивидуального профессионального стиля и семейной ситуации. Не обремененная семьей разработчица ПО спокойно может трудиться в собственной гостиной, располагая лишь ноутбуком, а специалисту по развитию бизнеса с маленькими детьми понадобится отдельная комната, в которой можно закрыться, говоря по телефону с клиентами.

Каковы бы ни были конкретные обстоятельства вашей удаленной работы, есть такие инструменты и правила, которые могут значительно облегчить ваш труд. Основываясь на почти двадцатилетнем опыте работы из дома и кофеен (как «на вольных хлебах», так и в качестве удаленного сотрудника компании), я могу порекомендовать несколько моментов.

Программное обеспечение

Совместная работа над документами. Google Drive — основная программа для обмена записями с коллегами, но для удаленной работы она полезна вдвойне. Благодаря тому, что вы можете редактировать документ на экране в режиме реального времени, трудиться на расстоянии над проектом плана или отчета становится столь же просто, как сидеть вместе над бумажной версией. На самом деле даже проще, поскольку к концу встречи в Google Drive будут зафиксированы все ваши изменения на каждом этапе. А еще вы можете использовать это приложение или Dropbox для распространения файлов и документов, размер которых не позволяет послать их по электронной почте.

Обмен записями. Чтобы все мои записи и ссылки из интернета хранились в одном месте, я использую цифровой блокнот Evernote. Это прекрасный инструмент для удаленных сотрудников, поскольку он синхронизирует мои заметки сразу на всех устройствах (то есть у меня есть доступ к любой из них независимо от того, какой компьютер я в данный момент использую, а если сейчас у меня с собой вообще нет ноутбука, я могу пользоваться ими с телефона или планшетника). Evernote также играет роль папки с записями, которую я передаю своим коллегам: предоставив человеку доступ к своим заметкам в программе, я с легкостью могу поделиться наработками прямо в процессе своей деятельности.

Функции ежедневника. Если вам нужно не изредка, а регулярно назначать встречи и телефонные звонки, включите в ежедневник «приемные часы», куда другие люди смогут себя «вписать». Для этого можно использовать сетку Google Calendar или такую программу, как Calendly. Поместите эти отрезки времени в конкретный период дня или недели, а те часы, когда вы особенно продуктивны (какими бы они ни были), выделите для деятельности, не допускающей отвлечений, характерных для работы в офисе.

Демонстрация экрана. Даже если вы не должны звонить клиентам, показать свой экран — зачастую самый эффективный способ донести до собеседника суть того, о чем вы говорите. Лично мне наиболее надежным кажется приложение join.me, причем его базовая версия бесплатна. А если вам и в самом деле нужно говорить с клиентами и проводить презентации, заведите профили в нескольких службах на случай, если у кого-либо из ваших собеседников нет возможности работать с вашим любимым приложением.

Обмен сообщениями. Мгновенные сообщения помогают с комфортом общаться при совместной работе. И при этом вас не отвлечет телефонный звонок или внезапно появившийся возле вашего стола коллега в тот самый момент, когда вам обязательно нужно закончить проект в срок. Используйте чат, чтобы быстро получить ответ на короткий вопрос, а также для небольшой дозы общения, компенсирующего некоторую изоляцию удаленного сотрудника. Разумно использовать то же приложение для обмена сообщениями, что и львиная доля ваших коллег или клиентов. При этом важно, чтобы чат был связан со SMS-службой в вашем телефоне, чтобы вы могли читать любые сообщения и отвечать на них с любого устройства.

Социальные сети. Даже если вы никогда не были поклонником Facebook или Twitter, удаленная работа — важная причина присоединиться к одной или нескольким соцсетям. Таким образом вы сможете получить хотя бы долю общения и приятных встреч, случающихся в офисе. Пятиминутный перерыв на Twitter позволит вам прощупать почву для новой идеи или узнать полезные новости вашей отрасли, которые вы в противном случае бы пропустили. Выберите одну соцсеть, которая станет вашей виртуальной кофемашиной, и заходите в нее хотя бы несколько раз в день, чтобы не быть отрезанным от мира.

«Железо»

Все эти облачные сервисы для совместной работы над проектами не принесут вам пользы, если у вас нет выхода в интернет... или разрядилась батарейка. Вот что должно быть у вас под рукой, чтобы никогда не остаться без доступа к рабочим инструментам.

Ваш собственный хот-спот. Вы не можете зависеть от превратностей, которые могут постигнуть Wi-Fi в кофейне, поэтому обеспечьте себе доступ в интернет, который действует в любое время и в любом месте. Это может быть хот-спот в телефоне в качестве запасного варианта или USB-модем для ноутбука от вашего мобильного оператора.

Качественные наушники. Обеспечьте себя качественными наушниками как для домашнего, так и для мобильного телефона. Я испробовала дюжину различных беспроводных наушников, но в конце концов предпочитаю устройство с проводами, поскольку не люблю неудобств с переподключением к разным устройствам. Наушники позволяют вам печатать во время разговора. Однако одно из преимуществ удаленной работы заключается в том, что вам не нужно сидеть за столом. Если во время беседы вам не требуется ничего записывать, наушники позволят вам прогуляться или навести порядок на столе (или на кухне).

Походное зарядное устройство. Если всегда носить с собой удлинитель, никогда не окажешься в ситуации, когда в кафе все розетки уже заняты. Достаточно попросить кого-нибудь отключиться и включиться в ваш удлинитель вместе с вами. А еще таким образом вы приобретете себе множество друзей в переполненных бизнес-центрах.

Запасные кабели. Купите еще один набор адаптеров для своего компьютера и для прочих устройств (телефона, планшетника и т. д.). Если вы не будете каждое утро вынимать кабели из розетки, а дополнительные кабели будут всегда у вас в сумке, вы никогда не окажетесь без возможности подзарядиться.

Аккумулятор и адаптер для машины. Носите с собой внешний аккумулятор для телефона, а также переходник для зарядки в автомобиле. Еще лучше купить адаптер, позволяющий заряжать в машине и ноутбук, чтобы вы могли всегда спокойно поговорить с важным клиентом в своем авто... не волнуясь, что компьютер «умрет» посреди презентации.

Легкий ноутбук. Чем вы более мобильны, тем легче вам работать в любое время и в любом месте.

Разумные правила

Даже самый лучший набор инструментов для удаленной работы не гарантирует счастливого и производительного труда вне офиса. Чтобы сделать его по-настоящему эффективным, вам нужно использовать самое главное преимущество удаленной работы: значительно бОльшую самостоятельность в построении своего дня. Об этом уже много написано. Вот три моих главных совета.

Разделите день на смысловые отрезки. Уделите внимание тому, какую часть дня вы хотите посвятить конкретным видам деятельности. Для меня это значит поделить время на «открытое» и «закрытое». Лучше всего мне работается в начале дня, поэтому в это время я сосредотачиваюсь на самом важном, не позволяя себя отвлекать.

Всегда оставляйте средство связи на всякий пожарный случай. Одна из прекрасных черт удаленной работы — тот факт, что вас не могут постоянно отвлекать коллеги. Чтобы сохранить это преимущество, я отключаю звук в телефоне, а в чате ставлю статус «недоступна». Но мои ближайшие сотрудники знают, что всегда могут написать мне SMS.

Позаботьтесь об общении. Оставаться на связи не менее важно, чем обеспечить себе возможность сосредоточиться. Работать в кофейнях — прекрасный способ избежать затворничества, особенно если вы станете регулярным посетителем одного кафе и познакомитесь с персоналом. Возьмите в привычку договариваться пообедать или пропустить стаканчик с коллегами и друзьями, чтобы не отдаляться от них. Помните, что благодаря удаленной работе вы успеваете гораздо больше, поэтому можете позволить себе немного общения.

Одно из преимуществ жизни в виртуальном мире — возможность работать в любом месте в любое время. Научитесь управлять этой силой и вы будете продуктивнее, чем любой специалист, пунктуально отсиживающий с девяти до пяти.

* деятельность на территории РФ запрещена