4 способа сделать конференц-связь
более удобной

Никому не нравится «висеть» на скучном звонке по конференц-связи, особенно если у него куча других важных дел. Но жизнь есть жизнь — многим приходится, по крайней мере если верить опросу на тему распространения мобильной конференц-связи и соответствующего поведения сотрудников, проведенного компанией InterCall. Когда 82% специалистов признались, что во время телефонных «собраний» они выполняют другие задания (а иногда и вовсе занимаются посторонними вещами), понимаешь, что «формальное присутствие» (по крайней мере на виртуальных встречах) стало обычным делом. Кто-нибудь может возразить, что эти сотрудники не совсем бездельничают, ведь они делают другую ценную работу. Но не может не возникнуть вопрос о смысле и пользе от такой конференц-связи.

Однако есть и хорошие новости: компании могут сделать удаленные собрания «ближе к народу» и продуктивнее — достаточно внести в их организацию несколько изменений. Правда, для этого, возможно, придется отойти от привычной офисной рутины.

Прекратите включать в список участников всех подряд. Временные издержки, а не высокая плата за технологии — вот главные негативные последствия бесконечных собраний. К сожалению, онлайн-ежендевники, приложения для планирования времени и подписка на почтовые оповещения стали причиной мощного рефлекса — приглашать на телеконференции всех кого ни попадя. Нам стало слишком легко нажать кнопку «включить всех» и пригласить на встречу длиной в час десять человек, хотя в реальности она касается только пяти из них.

Организациям нужно избавиться от представления о том, что все участники звонка должны быть на нем от начала и до конца. Потратив немного времени на планирование обсуждаемых тем, менеджеры могут сделать приглашение на конференц-связь ступенчатым. Если о бюджете для маркетинга речь пойдет в последние полчаса собрания, посвященного годовому финплану, пусть сотрудников этого отдела позовут только на эти тридцать минут.

Помимо повышения эффективности встреч, это сэкономит вашим людям время и даст им столь необходимую гибкость при планировании рабочего дня. Также они убедятся, что вы цените их время не меньше, чем свое собственное. Часто руководители волнуются, что подчиненные почувствуют себя «не у дел», если их не будут приглашать на все собрания. Но если вы не пожалеете времени на то, чтобы поделиться с ними соответствующей информацией (в кратком разговоре при встрече или в резюмирующем электронном письме), вам удастся сохранить их доверие и сэкономить их драгоценные рабочие часы. Скорее всего, ваши сотрудники будут лишний раз благодарны вам за это.

Читайте материал по теме: Самый простой способ установить доверие

Начните использовать видео. В 2014 году доля сотрудников, использующих видео и веб-камеры более, чем в четверти своих звонков по конференц-связи, впервые достигла пятидесяти процентов (опрос Wainhouse Research, WebMetrics: Meeting Characteristics and Feature Preferences, 2014). Несмотря на этот пройденный рубеж, видеоконференции остаются камнем преткновения, и некоторым людям нелегко их принять с точки зрения психологического комфорта. Многих отталкивает идея того, что каждый участник может видеть, чем вы занимаетесь во время звонка, а также пугает контраст между собственным отражением в зеркале и тем лицом, которые они видят на экране компьютера или планшетника.

Но чем больше видео проникает в нашу личную жизнь, тем больше нам приходится преодолевать свое нежелание впустить его в офис. Также значительную роль в повышении приемлемости использования видеозвонков на работе играют молодые специалисты с их любовью к селфи и соцсетям. По тем, кто активно использует видеотехнологии, уже можно судить о результатах. Wainhouse Research сообщает, что среди всех использующих видео и веб-камеры во время звонков, 74 процента довольны возможностью видеть реакцию коллег на свои идеи, а около 70% заявляют, что чувствуют более тесную связь с участниками встречи.

Но пока не следует забывать и о реальном помещении для встреч. Переговорки в большинстве организаций за последние двадцать и даже десять лет радикально изменились. Они проделали путь от длинного стола и телефона к такой технике, как проекторы, плазменные панели, веб-камеры, звуковые установки и удобные доски для записей. Возможно, участники и не пользуются всем этим джентльменским набором на каждой встрече, но технические возможности для оживленной дискуссии всегда под рукой.

Читайте материал по теме: Два типа людей, с которыми никогда не стоит вести переговоры

При этом не должно быть так, чтобы выступающий тратил двадцать минут на выяснение того, как работает веб-камера. Или чтобы ему нужно было перезагружаться, чтобы раздать мультимедийный контент. Цифровые технологии делают жизнь лучше, если они естественны, интуитивны и безупречны в использовании. Такое бывает только в том случае, если сотрудники обучены использованию всех их возможностей и делают это совершенно непринужденно.

От использования технологий до злоупотребления ими — один шаг. Для инноваций в сфере конференц-связи и повышения вовлеченности в нее персонала высокие технологии незаменимы. Но при неправильном использовании или непонимании со стороны конечного потребителя они лишь навредят делу. Менеджерам нужна большая мудрость при внедрении конкретных инструментов — они должны помогать подчиненным, а не становиться пожирателями их времени и производительности.

Другими словами, наличие технической возможности провести видеоконференцию с iPhone во время посадки в самолет еще не говорит о том, что именно так и нужно поступать. Организации должны установить определенные правила вежливости в сфере технологий связи, которые будут направлены на уважение гибкости сотрудников, их права на эффективную работу и сотрудничество без ненужных отвлечений. Частью этой политики будет новое понимание «полного оснащения». Вместо того чтобы предоставлять всем специалистам одинаковые инструменты для конференц-связи, следует дать каждому то, что нужно для выполнения именно его уникальных обязанностей. Адаптация технологии к пользователю, а не наоборот увеличивает вероятность того, что персонал будет реально осваивать эти ресурсы, а ведь только в этом случае ваши вложения окупятся.

В офисах по-прежнему наиболее распространена обычная голосовая конференц-связь, но такая ситуация сохранится недолго. Изменения в технологиях и кадровом составе происходят весьма стремительно, принуждая нас к соответствующей перестройке бизнес-коммуникации. Помните: у человека несколько органов чувств. И собрания не могут использовать только один из них. Чтобы ваши люди живее участвовали во встречах, возможно, для начала стоит задуматься о более удобном способе общения в той или иной ситуации.

Читайте по теме:

• Переговоры с инвесторами: деньги — только часть дела
• Как уговорить старушку
• Переговоры: измеряйте пульс доверия