Что влияет на эффективность
виртуальной команды

Согласно недавнему исследованию Unify, 79% опрошенных специалистов, занимающихся анализом и обработкой информации, ответили, что часто работают в виртуальных командах. Однако только 44% считают виртуальное общение таким же эффективным, как и личное. Подавляющее большинство взаимодействуют с другими членами команды с помощью электронной почты, телефона или же через конференц-звонки. 72% признались, что общение по видео сильно упростило бы работу, но только 34% используют его для общения с коллегами. А 43% чувствуют себя сбитыми с толку от обилия подобных технологий.

Современные гаджеты и приложения могут помочь командам, находящимся в тысячах километров друг от друга, работать продуктивнее тех, где люди сидят рядом. Генри Дьюинг из Forrester Research отмечает, что особо продвинутые пользователи даже предпочитают веб- и видеоконференции живому общению.

Но для того чтобы работа в виртуальной команде стала эффективной, приходится привыкать не только к новым технологиям, но и к новому стилю общения, где особенно важную роль играет вовлеченность участников в процесс обсуждения.

Вот что поможет виртуальным командам лучше взаимодействовать друг с другом.

1. Установление правил игры для виртуального общения.
2. Определение личных и профессиональных задач.
3. Укрепление отношений между членами команды и создание атмосферы честности и взаимного доверия.

Создание основных правил

Для людей, работающих рядом, обычное дело общаться перед началом совещания на разные темы, делиться недавним успехом по работе или же личными переживаниями. И это в меньшей степени свойственно виртуальным командам.

Однако делая упор исключительно на эффективность, упускают нечто весьма важное. Люди — социальные существа. Им нужно чувствовать себя в коллективе, и личное общение — один из самых простых и часто пренебрегаемых способов установить контакт, особенно если сотрудники работают в разных местах.

Небольшой обмен новостями в начале совещания поможет людям почувствовать себя частью команды. И это, наверное, самое простое средство для борьбы с изоляцией, которая может настигнуть людей, если они не работают бок о бок.

Исследования подтверждают, что многозадачность во время конференц-звонков — дело обычное, но не стоит ее поощрять. По некоторым данным, целых 90% опрошенных признались, что занимаются посторонними делами во время этих звонков, в зависимости от того, где в данный момент находятся — на кухне, в бассейне или даже в туалете.

Важно организовать процесс так, чтобы во время совещаний коллеги принимали участие в происходящем и не отвлекались на посторонние дела. Пусть они побольше делятся своими мыслями по поводу обсуждаемого, чем попусту тратят свое и ваше время.

Старайтесь пореже пользоваться режимом «выключенный звук» (mute). Помимо того, что это способствует отключению внимания, во время этого режима также невозможны шутки и теряется внутренняя связь между коллегами.

Постарайтесь добиться связи между профессиональной и личной заинтересованностью

Помогайте комбинировать личные и профессиональные цели. Да, некоторые руководители хотели бы верить, что их сотрудников вдохновляют исключительно далекоидущие планы компании, и те готовы беззаветно посвятить себя наиболее важному для нее проекту. Не тут-то было! Реальность далека от идеала.

Чем лучше начальник знает своих подчиненных и чем лучше у него получается связать их личные цели с задачами компании, тем более преданную и увлеченную команду он получит в конце концов. Например, можно сказать подающей надежды сотруднице, что, если проект окажется успешным, она получит повышение и возможность им руководить. Я также мотивировал свой коллектив, сфокусировав его внимание на том, чтобы предоставлять клиентам наилучшее качество услуг.

Работу можно сделать гораздо более интересной, если ваша виртуальная команда будет работать увлеченно. И это идеал, к которому стоит стремиться.

Вспомним о балансе профессионального и личного. Благодаря возможности работать удаленно, люди постепенно стали чувствовать себя более комфортно. «Теперь, если вы общаетесь по конференц-связи и вдруг у вас заплакал младенец, или залаяла собака, или кто-то позвонил в дверь, коллеги уже не будут делать замечания, как это было раньше», — говорит Дьюинг.

Я бы пошел еще дальше и посоветовал бы вам переключить общее внимание на этот крик, лай или звонок. Используйте это как повод наладить человеческие связи со своими коллегами. Расскажите им о своей собаке.

Я знаю одного очень успешного гендиректора, который управляет своей компанией удаленно. И он охотно признается, что почти все утро ходит в пижаме. Он не считает, что главное для работы, чтобы сотрудники сидели в офисе с утра до ночи. Современный баланс между личной и профессиональной деятельностью означает, что все необходимое нужно делать в удобное для вас время. И если это означает отвести ребенка к зубному в рабочее время или сделать деловой звонок в Сингапур в полночь, то так тому и быть.

Поощряйте атмосферу искренности и открытости

Все бывали на совещаниях, где настоящая беседа начинается только после официального окончания. Если в один из тех руководителей, кто создает атмосферу, в которой сотрудники не могут общаться открыто, то вам стоит серьезно задуматься.

Достигнуть открытости в общении совсем непросто даже для команд, работающих рядом друг с другом. И эта задача становится вдвойне более сложной в условиях виртуальной среды. Однако не забывайте, что открытость — фактор номер один для продуктивности всей команды.

Что же можно сделать, чтобы ваше обсуждение стало более открытым?

Добавьте в дискуссию больше непринужденности и назначьте кого-нибудь «Йодой» на день. Время от времени обращайтесь к нему во время совещания с вопросом: «Ну, что нового сейчас происходит, о чем все молчат?»

Поощряйте несогласных. Хвалите тех членов команды, которые не боятся откровенно протестовать, когда остальные просто соглашаются.

Используйте фактор конфиденциальности. Для начала попросите членов коллектива высказать свои мысли анонимно. Имейте в виду, что сотрудники, привыкшие к безразличным начальникам, будут внимательно следить, чтобы проблемы не были со временем забыты.

Важно помнить, насколько глубоко укореняются некоторые привычки. В первобытные времена, если вы не принадлежали ни к какому племени, вы рисковали быть съеденным хищником. Нам свойственно сбиваться в группы. Поверьте, ни одна команда не сможет достичь впечатляющего результата, если будет работать вразнобой. Нам следует научиться раскрепощать людей и раскрываться общению со своим виртуальным племенем, например: «Я тебе симпатизирую, поэтому хочу тебе помочь». С этого и начинается совместная деятельность. «Я готов пойти ради тебя на небольшие компромиссы». Не для высоких целей, а для тебя. И если мы будем открыты другим точкам зрения, мы сможем обмениваться идеями более искренне. И именно тогда мы сможем придумать настоящие инновации.

Технология слишком часто несет разрушительный эффект. Она разъединяет нас. Но я вижу средства для использования отношений и дискуссий в команде для того, чтобы взращивать нормальные человеческие отношения. Технологии помогут плачущему где-то далеко младенцу стать нашим общим ребенком.

Читайте по теме:

• Как обустроить «ФАБРИКУ РЕШЕНИЙ»
• Профессионалы «по вызову»
• Предприимчивый программист