Тонкости адаптации

Смена работы связана со стрессом и неопределенностью, а приход нового сотрудника зачастую оказывается испытанием для коллектива и всей компании. Свести проблемы к минимуму призваны программы адаптации. Они должны помогать новичкам успешно и максимально безболезненно пройти испытательный срок и достичь эффективности в работе, а компаниям — снизить текучесть кадров в первый год найма. Однако, как показывают опросы, такие программы есть не во всех организациях, а в тех, где есть, — не всегда достигают целей.

Чтобы разобраться, в чем причина неудач, эксперты «ЭКОПСИ Консалтинг» изучили программы адаптации более чем 150 фирм из шести стран: России, Узбекистана, Казахстана, Беларуси, Грузии и Таджикистана. В исследовании участвовали компании — представители электроэнергетической и добывающей отраслей, перерабатывающей промышленности, торговли и сферы услуг (ИТ, страхования, финансов и т. д.). Около 56% выборки составили средние и крупные организации, 11% — государственные компании, 81% — частные фирмы. Респондентами стали представители кадровых служб (67%), руководители бизнеса (26%) и сотрудники-новички (7%).

Отталкиваясь от данных исследования, мы расскажем, какие инструменты адаптации компании применяют чаще всего, кто несет ответственность за процесс адаптации и как работодатели оценивают эффективность своих программ.

Особенности программ адаптации

Форматы

Как показало исследование, многие организации понимают ценность программ адаптации. Большинство из них (38%) предлагают новичкам универсальные программы, меньшинство (14%) — специализированные для всех категорий сотрудников. Примерно треть фирм (30%) выбирает промежуточный вариант — разрабатывает программы только для отдельных категорий работников. В отсутствии программ адаптации призналась лишь каждая пятая опрошенная фирма (18%).

Выбор формата — универсального, специализированного для всех или лишь для некоторых категорий — не связан с отраслью, но может зависеть от других параметров, например от размера организации и ее формы собственности.

Размер организации. В фирмах со штатом до 500 человек и в крупных организациях, в которых работает более 5 тыс. сотрудников, чаще встречаются универсальные программы (54 и 60% соответственно). В небольших компаниях мало сотрудников одной категории, для которой требовалась бы специализированная адаптация, а новички всегда на виду. Большие же организации чаще применяют универсальные программы, так как разрабатывают их по определенному шаблону, с учетом общих потребностей персонала и требований к нему. Средние компании (с численностью от 500 до 5 тыс. человек) способны подходить к процессу адаптации более избирательно и разрабатывать программы для отдельных категорий сотрудников.

Форма собственности. В 41% государственных организаций нет программ адаптации. Такое же количество госкомпаний использует универсальные программы. Частные фирмы уделяют адаптации больше внимания, чем государственные, — соответствующие программы есть у 86% из них. Это может быть связано с работой в более конкурентной среде. Как правило, они задействуют либо универсальные, либо специализированные программы. Компании со смешанной формой собственности показывают средние результаты: 25% не имеют программ адаптации, 35% используют универсальные программы, 40% — разные типы специализированных.

Длительность

Наиболее распространенная продолжительность программ — три месяца. При этом чем выше должность нового сотрудника, тем дольше организация готова ему помогать. Около 32% фирм адаптируют менеджеров среднего и высшего звена, а 25% — линейных руководителей в течение шести месяцев. Некоторые разрабатывают специализированные годовые программы для сотрудников разных категорий.

Длительность программы напрямую связана с ее эффективностью, поэтому наиболее действенными считаются готовые программы, наименее — месячные. При этом, безусловно, многое зависит от индивидуальных потребностей и особенностей как нового сотрудника, так и самой компании.

Инструменты

Чаще всего компании используют такие инструменты, как организация рабочего места нового сотрудника, ознакомление с политиками и процедурами компании и вводный тренинг. По мнению новичков, однако, такой подход оказывает несущественное влияние на процесс адаптации. В то же время более редкие инструменты, такие как тимбилдинг, приветственные наборы (канцелярия или одежда с корпоративной символикой), напротив, оцениваются сотрудниками как чрезвычайно эффективные. Это говорит о разрыве связи между теми, кто планирует процесс адаптации, и теми, кто проходит эту процедуру. В чем-то руководители сходятся во мнении с новичками: и те, и другие считают наставничество и регулярные встречи с руководителем для получения обратной связи наиболее ценными инструментами адаптации.

Ответственность за адаптацию?

В большей части компаний (64%) руководитель отвечает за отдельные этапы адаптации нового сотрудника. При этом он может обращаться за поддержкой к представителям HR-отделов и топ-менеджерам. В 25% организаций руководитель полностью отвечает за включение нового специалиста в трудовую деятельность, в 11% — вообще не занимается адаптацией новичков.

Программы адаптации, в которых активно участвуют руководители, считаются самыми эффективными: 71% опрошенных поставили им наивысшие оценки. Соответственно, ниже всего (83% негативных отзывов) были оценены программы, не предусматривающие участия руководителей.

Вовлеченность начальника в процесс адаптации влияет на то, как быстро новый сотрудник выходит на требуемый уровень эффективности. Наиболее распространенный период — полгода-год. Если руководитель не отвечает за адаптацию, этот срок превышает 12 месяцев, если отвечает — зачастую сокращается до трех месяцев.

Оценка эффективности программ

Каждая третья компания (39%) считает свою программу адаптации неэффективной. Наиболее критичны в оценке руководители (45%) и сотрудники (40%), наименее — представители HR-отделов (35%).

Удовлетворенность программами адаптации отчасти зависит от отрасли. В наибольшей степени их эффективностью довольны представители таких индустрий, как услуги для бизнеса (88%), ИТ и связь (76%). Возможно, это объясняется тем, что в компаниях из этих секторов более плоские иерархические структуры, что упрощает взаимодействие сотрудников и адаптацию новичков. Кроме того, в подобных организациях высока стоимость найма и конкуренции — поэтому работодателям важно не только найти, но и удержать персонал. На другом конце спектра — сотрудники, занятые научной, культурной и образовательной деятельностью, а также работники компаний, оказывающих финансовые, банковские и страховые услуги. Они чаще других (40 и 50% соответственно) выражают неудовлетворенность программами адаптации.

Еще один фактор, влияющий на эффективность таких программ, — вовлеченность руководителя. Чем она выше, тем быстрее и легче новички втягиваются в работу.

HR-метрики

Наиболее распространенные показатели адаптации — статистика прохождения испытательного срока и текучесть кадров в первый год работы. Используют эти метрики, однако, в основном крупные (5—30 тыс. человек в штате) и сверхкрупные (более 30 тыс. сотрудников) компании. Это объяснимо: в небольших организациях оценить, адаптировался ли новичок, можно «на глазок», а в крупных без статистики не обойтись.

Хотя более 75% сотрудников проходят испытательный срок в 89% компаний с эффективными программами, этот показатель не всегда отражает реальную степень адаптации человека. Испытательный срок предоставляет возможность как сотруднику, так и компании оценить взаимную совместимость. Однако длительность адаптации зачастую не совпадает с испытательным сроком. Поэтому наибольший эффект дают программы, которые продолжаются после окончания этого срока и предоставляют сотрудникам дополнительное время для полноценного включения в трудовую деятельность.

На прохождение испытательного срока влияет и степень вовлеченности руководителя в программы адаптации. 54% организаций отмечают высокий процент прохождения испытательного срока, если начальник полностью отвечает за адаптацию; 75% и более сотрудников проходят испытательный срок в 71% компаний, где руководитель несет ответственность за отдельные этапы адаптации. Если менеджер не вовлечен в процесс, то новички успешно преодолевают испытательный срок лишь в 24% компаний. ?

Что касается текучести кадров, то организации с высоким процентом увольнений в первый год оценивают свою программу адаптации как неэффективную, и наоборот.

***

Чтобы создать максимально эффективные программы адаптации, необходимо учитывать особенности отрасли, оптимальным образом рассчитывать сроки и подбирать нужные инструменты. При этом не стоит забывать: если в адаптации участвуют руководители, новые сотрудники, как правило, быстрее вливаются в рабочий процесс и достигают высоких результатов.