Ничего не сделано: почему делегирование перед отпуском не работает

Не чувствуете себя отдохнувшим, вернувшись из отпуска? Не верите своим глазам, глядя на гору дел, которые вы поручили коллегам на время вашего отсутствия и которые так и не сделаны? Вы не одиноки. Конечно, соблазн винить других в этой ситуации велик, однако в гораздо большей степени виноваты вы сами. Ваше негодование, скорее всего, означает, что вам пора в корне пересмотреть сам подход к делегированию полномочий. И заниматься этим надо задолго до того, как вы отправитесь в отпуск.

Делегировать — значит доверить кому-то дело, возложить ответственность. В основе этого процесса лежит передача полномочий какому-то человеку. Однако менеджеры очень часто путают настоящее делегирование с обычной просьбой к сотрудникам что-то сделать. Они, сознательно или нет, создают ощущение, что работа «принадлежит» им, а сотрудники нужны лишь для того, чтобы помочь ее выполнить. Такое понимание делегирования создает массу проблем для обеих сторон: у людей нет чувства ответственности за дело, а их начальники сильно перегружены из-за напряженного графика. Менеджеры с таким мышлением часто жалуются на недостаток инициативы и ответственности у подчиненных. И хотя их разочарования могут быть обоснованными, не всегда первопричиной проблемы являются именно сотрудники. Вполне возможно, дело в том, что самим управленцам стоит изменить собственный подход к делегированию.

Прежде всего следует глубже посмотреть на проблему, выйдя за пределы собственно работы. Да, четкое понимание сути выполняемых задач очень важно для любого менеджера, однако это лишь первый шаг на пути к их выполнению. Перед распределением обязанностей между сотрудниками начальник должен подумать над тем, как разделить всю работу на связанные между собой части таким образом, чтобы все вместе они представляли некую систему, а не просто разрозненные задания. Например, для технического руководителя важно понимать, каким образом расстановка приоритетов, программирование, контроль качества и коммуникации с клиентами влияют друг на друга и на общую эффективность его подразделения.

Следующий шаг — распределить эти компоненты между сотрудниками. Естественно, этот процесс учитывает имеющиеся ресурсы и компетенции. Но чтобы быть по-настоящему эффективным, он также должен способствовать развитию сотрудников. Технический директор может, например, поручить общение с ключевым клиентом своему ведущему программисту, чтобы тот накапливал опыт и развивал свои навыки консультирования. Если сотрудник получает задание, которое отвечает его потребностям, это укрепляет ваши с ним отношения. Такое задание будет воспринято и выполнено им с гораздо большей вовлеченностью, чем работа, которую вы поручили ему просто для того, чтобы снизить собственную нагрузку.

Когда вы будете обсуждать такие поручения, фокусируйтесь прежде всего на сотруднике и только потом — на самой работе. Чтобы такой разговор был успешным, вы должны:

• поместить задание в общий контекст работ таким образом, чтобы сотрудник понял, почему эту задачу вы поручаете именно ему и как это способствует его личному развитию в организации;
• объяснить, какие основные результаты вы ожидаете получить в ходе этой работы, почему они важны и как повлияют на компанию;
• обсудить, как именно будет выполняться задание, составить четкий план работы, определить ее этапы и ключевые моменты, предусмотреть обсуждения промежуточных результатов;
• использовать слова, которые дадут понять вашему сотруднику, что вы прежде всего волнуетесь о его развитии и успехе.

Построив разговор таким образом, вы, с одной стороны, дадите сотруднику почувствовать ответственность за «свое» дело, с другой — не отпустите его в свободное плавание. Вам действительно важно знать, как идут дела, но в то же время вы доверяете рабочий процесс сотрудникам, чтобы те могли им самостоятельно управлять. Другими словами, вы здесь для того, чтобы оказывать им помощь и поддержку, а не наоборот.

Хотя руководитель всегда сфокусирован на работе, его слова должны подчеркивать, что прежде всего он заботится об успехе сотрудников. Когда возникают проблемы, лучше спрашивать не «Что я могу сделать?», а «Как мне вас поддержать?». Стиль общения имеет большое значения для создания культуры ответственности за дело. Если вы будете чаще обращать внимание на успехи своих людей, вы и нужные слова найдете быстрее. А если в критические моменты вы будете думать не о сотруднике, а о работе, которую ему поручили, чувство ответственности за дело может у него и не появиться.

Делегирование полномочий порождает ответственность и по-настоящему срабатывает только тогда, когда всем понятно, что происходит. Не скрывайте своих намерений. Напротив, объясните членам команды вашу цель: вы хотите одновременно и помочь им в освоении новых навыков и достижении профессионального роста, и добиться выдающихся результатов. Если вы еще только находитесь на пути к делегированию, поделитесь с сотрудниками тем, что вас тревожит. Постарайтесь понять, где именно может возникнуть соблазн вернуться к прежней практике, и договоритесь заранее, как вы будете друг друга поддерживать, чтобы этого избежать. Стресс действительно может подталкивать к тому, чтобы вернуться к старым привычкам. Если вы сумеете признать это заранее, вам будет легче обсуждать эти проблемы, когда они возникнут. Если вы знаете, что склонны к навязыванию своих решений, попросите сотрудников, чтобы они давали вам знать, если вы снова начнете это делать. А вы, свою очередь, ответите им тем же, если они будут пытаться переложить проблему на вас.

Как только вы распределите основные сферы ответственности между членами команды, всем должно стать ясно, за что браться, пока вы отсутствуете. Ваше рабочее время будет посвящено стратегическому планированию ресурсов, контролю за производительностью и получению адекватной обратной связи. То есть вы по-прежнему будете заняты. Однако не настолько, что не сможете взять отпуск, а вернувшись — услышите приятный гул в своем отделе и убедитесь, что работа кипит.

Об авторе. Кэрол Э. Уокер в течение 15 лет занимала руководящие должности в страховых и технологических компаниях. В настоящее время возглавляет расположенную в Бостоне консалтинговую фирму Prepared to Lead.