Как пользоваться мессенджерами в рабочих целях | Большие Идеи

? Управление персоналом
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как пользоваться мессенджерами в
рабочих целях

Четыре совета для руководителя

Автор: Дастин Йорк

Как пользоваться мессенджерами в рабочих целях
chestnutphoto/Getty Images

читайте также

Как мы программируем себя и других с помощью слов

Светлана Иванова

Школа для ума

Гусинская Ирина

Если будущее не сулит вам ничего хорошего, перепишите свое прошлое

Розабет Мосс Кантер

Три способа развить критическое мышление

Хелен Ли Буиг

«Я напишу тебе в “Слак”» — название популярного онлайн-мессенджера скоро станет нарицательным, как слово «гуглить». И огромные корпорации, и молодые стартапы с удовольствием внедряют Slack в повседневную работу. По данным компании, в 2019 году ее платформой пользовались более 10 миллионов человек в день. У сервиса есть и конкуренты, например, Microsoft Teams и Zoom.

Польза таких инструментов в работе стала очевидна сразу. Еще в начале 2000-х исследователи пришли к выводу, что мессенджеры помогают избавиться от непродуктивных звонков и избежать недопонимания. Кроме того, они эффективнее электронной почты: в мессенджерах проблемы решаются немедленно и четко, а письмо в папке «Входящие» может долго оставаться незамеченным.

Есть только одна проблема: мы все еще не знаем, как правильно и профессионально пользоваться такими сервисами. Они могут создать коммуникационные барьеры: если два отделения пользуются разными инструментами, они не смогут продуктивно сотрудничать. Общаться в мессенджерах очень удобно, даже слишком: они отвлекают внимание и нарушают субординацию. В них обсуждают вещи, не связанные с работой, в том числе информацию о частной жизни сотрудников. Неудивительно, что мессенджеры становились причиной юридических разбирательств. Но сообщения, где обсуждаются потенциальные судебные процессы, могут использоваться в них же как доказательства.

Эти проблемы решаемы, но все же они существуют. А значит, еще не все компании поняли, как разрабатывать и внедрять политику пользования мессенджерами на рабочем месте. Каждая компания может использовать Slack и Teams или отказаться от них вовсе. Но в большинстве организаций они уже входят в обойму стандартных рабочих инструментов, поэтому следует обратить внимание на несколько советов по их использованию.

1. Возьмите на вооружение сервисы, которыми уже пользуются ваши сотрудники

Люди осознали пользу мессенджеров в начале 2000-х, да и Slack набирал популярность много лет, поэтому не нужно внедрять инструмент с нуля: лучше выстроить систему вокруг того, что ваши сотрудники уже знают и любят. Выясните, какими мессенджерами пользуются работники, выберите из них тот, который лучше всего подходит для вашей организации, настройте его под свои потребности, установите правила использования, архивирования и безопасности данных, расскажите менеджерам и сотрудникам HR-отдела об этих правилах и о факторах риска, а также регулярно обновляйте эти правила.

Например, многие сотрудники маленького технологического стартапа, скорее всего, уже общаются в мессенджере Facebook с коллегами и друзьями. Необязательно делать его официальным инструментом коммуникации внутри компании, но он может стать одной из частей этой системы.

2. Не запрещайте общение в мессенджерах, но установите правила

Slack и Teams могут мешать работе, особенно когда сотрудники используют их для обмена мемами и дебатов о футболе и сериалах. Они также могут стать рассадниками буллинга и харассмента, когда в чатах открыто обсуждаются внешность, привычки или сексуальная жизнь коллег.

Но в том, что сотрудники общаются на нерабочие темы, есть и польза. В таких разговорах рождается дружба, а когда у людей в офисе есть друзья, уровень текучки снижается. Кроме того, доброжелательные отношения с коллегами увеличивают вовлеченность на 700%.

Чтобы воспользоваться преимуществами мессенджеров и в то же время свести к минимуму прокрастинацию и негативные последствия для психического здоровья сотрудников, нужно ввести четкие рекомендации. Не затягивая, представьте их сотрудникам и в дальнейшем рассказывайте о них новичкам. Повторяйте правила время от времени и разработайте протоколы рассмотрения жалоб для HR-отдела.

3. Не нарушайте баланс между личной жизнью сотрудников и работой

В мессенджере можно отправить сообщение коллеге или начальнику в нерабочее время, и оно будет казаться более срочным, чем электронное письмо. Но если ваш вопрос на самом деле не требует мгновенного ответа, остановите себя — большинство сообщений легко могут подождать до завтрашнего дня.

Вы можете возразить: этот вопрос очень важен для вас, и вы не ждете немедленной реакции, но не хотите о нем забыть. Однако получатель сообщения может тоже счесть его важным и почувствовать себя обязанным ответить сразу же.

Чтобы предотвратить такую ситуацию, предложите сотрудникам выходить из мессенджеров после окончания рабочего дня и с пониманием относиться к чужим автоматическим ответам. Объясните, что вместе с вопросом следует писать, как срочно ожидается реакция, а большинство разговоров должны проходить во время рабочего дня и быть короткими и по существу.

4. Уделяйте внимание и личному общению

Иногда цифровые сообщения бывает непросто понять. Когда босс говорит вам в личном разговоре: «Мне кажется, ты можешь лучше», — вы сразу видите, подбадривает он вас или критикует по жестам и мимике. Он может улыбаться или хмуриться, скрестить руки или протянуть их к вам. А когда вы получаете текстовое сообщение в Slack, понять эмоции сложнее, особенно если вы редко общаетесь с менеджером лично.

Поэтому, даже если ваши сотрудники работают удаленно, обеспечьте им немного живого общения: организуйте личные встречи, совещания команд и отделов, знакомство с новичками и семинары в офисе. Даже видеозвонки могут быть полезны. Помогите сотрудникам общаться и в реальном мире: устраивайте пикники, совместные обеды или дни совместной волонтерской работы.

Следуйте этим принципам — и любой мессенджер станет полезным инструментом, а не помехой.

Об авторе. Дастин Йорк (Dustin York) — адъюнкт-профессор и директор по коммуникациям в университете Мэривилла.

* деятельность на территории РФ запрещена