Игра на выезде: как правильно провести
стратегическую сессию

Давайте посмотрим правде в глаза. Выездные встречи, на которых мы пытаемся наладить командную работу, — дорогое и отнимающее много времени предприятие. Обстановка для тимбилдинга и выстраивания связей вполне подходящая, но полезный эффект может оказаться недолговечным и сойдет на нет, как только члены команды вернутся к своей каждодневной работе.

В последние 20 лет я и моя команда в тесном сотрудничестве с руководителями компаний занимались подготовкой и проведением ежегодных выездных встреч по стратегическому планированию для разных коллективов. При организации подобных встреч важно добиться устойчивых результатов. Мы выяснили, что требуется для закрепления долгосрочного эффекта выездных сессий и в последующей работе всех участников мероприятия.

Будь то встреча небольшой команды руководителей или более широкого состава сотрудников, будет полезно учитывать шесть советов, которые помогут вам провести ее так, чтобы она оказала действительно существенное влияние на дальнейший рабочий процесс.

1) Обозначьте цели предельно ясно. Перед мероприятием обязательно четко проясните для себя и для всей команды задачи, которые предполагается решить. Например:

• совместная разработка точных стратегических приоритетов и измеримых ожидаемых результатов, которые команда обязуется соблюдать и достигать;
  
• разработка плана дальнейших действий и отчетности в достижении целей после мероприятия;
  
• упорядоченное и осмысленное обсуждение на тему повышения эффективности работы.
  

Планируя задачи, всегда учитывайте, что участники должны уяснить для себя, согласовать, поддержать и в конечном итоге принять к исполнению. Подумайте, что они должны вынести по итогам встречи и как вы можете этого добиться.

Совет для закрепления: закончите фразу: «Я был бы очень рад, если бы к концу этой выездной встречи мы [укажите цель]». Четкое понимание целей еще до проведения встречи поможет настроить команду на определенный лад. У участников будет время подготовиться к обсуждению, многим это придаст уверенность и  повысит общую вовлеченность.

2) Продумайте состав участников. Как показывает наш опыт, руководители часто совершают ошибку, организуя выездные встречи слишком большим составом. При планировании списка приглашенных руководствуйтесь поставленными задачами и не забывайте задавать себе вопрос: «Действительно ли мне лучше будет работать с большой группой или лучше ограничиться небольшим числом ключевых сотрудников, с кем я могу тесно взаимодействовать в разработке стратегии?» Широкий состав отвечает принципам инклюзивности, но продуктивность вашего мероприятия может снизиться.

Вам придется вовлекать в обсуждение большее количество участников, такой разговор может получиться поверхностным. Широкое представительство сотрудников с разными компетенциями и разным уровнем полномочий иногда означает, что политика, страхи, индивидуальные планы и тому подобные вещи будут сбивать вас с курса. Вы станете отвлекаться от действительно важных тем, которые необходимо обсудить для выполнения целей мероприятия. Пригласив небольшое количество ключевых сотрудников, вы сумеете провести важные разговоры  с меньшими затруднениями.

Совет для закрепления: сопоставьте список приглашенных с обозначенными целями и при необходимости примите трудное решение по итоговому составу. Обычно лучше всего сначала пригласить членов руководящего звена. Настройте их на одну волну. Затем, когда ядро команды придет к единому пониманию, запланируйте время на выездном мероприятии для выработки наилучшего подхода к вовлечению следующего звена сотрудников по возвращении в офис.

3) Подробно проработайте повестку. Когда цели и состав участников определены, самое время разработать повестку. Отведите на обсуждение каждой темы от 45 минут до 2 часов максимум. Так вы не рискуете скомкать обсуждение и, с другой стороны, не будете слишком долго вдаваться в несущественные детали. Следуя этим рекомендациям, вы сумеете охватить от четырех до шести вопросов за один день. Планирование повестки должно включать в себя:

• темы дискуссий (например, презентация концепции руководителя, SWOT-анализ, расстановка приоритетов, обсуждение показателей коллектива);
  
• конкретные цели для каждой темы (например, прояснить планируемое руководителем направление развития, согласовать выводы SWOT-анализа, принять обязательства по трем стратегическим задачам, сформулировать три основных направления улучшений);
  
• форматы участия или способы подачи информации, которые вы хотели бы использовать (например, рабочие сессии для небольших групп, обсуждения в расширенном составе, мозговые штурмы, информационные сообщения, панельные дискуссии, вопросно-ответные сессии, игры);
  
• время, которое вы готовы уделить каждой из тем;
  
• план приготовлений — с вашей стороны, со стороны организатора или команды.
  

Совет для закрепления: получившийся вариант повестки важно сверить со своими задачами. Каждая из тем и каждый из запланированных форматов должен соотноситься с вашими целями. Только после этого можно сводить итоговый план. Здесь потребуется несколько этапов. Стоит попытаться разнообразить формы подачи, чтобы мероприятие получилось неутомительным и вам было легче поддерживать вовлеченность участников.

4) Подготовьте логистику, стратегию коммуникации, материалы и заготовки. Основной логистикой и вопросами проезда, питания, проживания, культурно-развлекательной программы, выбора площадки проведения мероприятий занимается кто-то из вашей команды, но вам нельзя упускать из виду общие стратегические задачи — планирование более важных деталей, которые и обеспечат закрепление вашего посыла. Задолго до начала мероприятия надо проработать следующие компоненты.

• Хорошо продуманная стратегия коммуникации. Как вы будете сообщать о своих целях и ожиданиях относительно выездной встречи в ходе подготовки и проведения мероприятия? Как будет сформулирована повестка? Если вы назначаете ответственных за предварительные приготовления, как вы обозначите цель и важность таких задач?
  
• Качественные и проверенные информационные материалы. Какие презентации или раздаточные материалы потребуются для намеченных сессий? Кого нужно привлечь к работе? Сколько имеется времени до начала выездной встречи для завершения подготовки?
  
• Тщательно проработанные заготовки. Какие документы нужно подготовить заблаговременно, чтобы на мероприятии успеть выполнить все в полном объеме?
  

Совет для закрепления: определите с учетом повестки, какие типовые документы вам необходимы. Например, таблица SWOT-анализа, панель индикаторов KPI, система показателей, отражающая стратегические цели и намеченные измеримые результаты, или же формы плана встречи руководства.

Мы также рекомендуем вам как организатору встречи подготовить вступительное выступление, настраивающее команду на работу. Запланируйте для него 45—75 минут, в зависимости от ваших целей. Привлекайте других сотрудников к подготовке презентации или заблаговременно запрашивайте обратную связь. После выступления стоит также оставить время для вопросов и ответов. Это поможет привести к единому знаменателю (или сформировать) ожидания вашей команды как в отношении встречи, так и в отношении бизнеса в целом.

5) Во время мероприятия важно не погружаться в задачи бизнеса, а осмыслить его на принципиальном уровне. Хорошо спланированные выездные встречи, способные принести долгосрочный эффект, решают задачи не повседневного, а более высокого уровня и касаются общей картины бизнеса. Подойдите к мероприятию именно с такой позиции. Сосредоточьтесь на стратегическом мышлении и важных вопросах, о которых у вас не хватало времени подумать в офисе. Выключите мобильные телефоны и оставьте в стороне ноутбуки, чтобы не возвращаться в каждодневную рутину.

Например, вы можете использовать это время, чтобы принять решения, на которые у вас не оставалось сил или средств. Возможно, речь идет о снятии с производства нежизнеспособной продуктовой линейки, решении проблем с низким уровнем удержания кадрового состава, повышении качества взаимодействия между отделами или даже о еще более смелой идее выхода на новые рынки.

Скажите «нет» магнитно-маркерным доскам. Для фиксирования обратной связи, решений или целей вносите записи в режиме реального времени в документ на своем компьютере и выводите их на большой экран. Когда информация перед глазами, ее станет легче воспринимать всем присутствующим, а вы сможете предоставить материалы участникам встречи сразу же по окончании мероприятия. Документы будут в их входящих еще до того, как они вернутся в офис, и это значит, что они смогут незамедлительно приступить к выполнению планов.

Совет для закрепления: по ходу встречи напоминайте о необходимости «работы над бизнесом», чтобы не увлекаться ненужными вопросами. Чаще спрашивайте: «Какую проблему мы пытаемся решить? На каком уровне нам стоит это рассмотреть? Что нам необходимо сделать для выполнения задач после окончания встречи?»

6) В конце мероприятия вместе разработайте план по управлению командой. Чтобы наработки и стратегии выездной встречи были реализованы на практике, выделите время незадолго до завершения мероприятия, чтобы всей командой обсудить, кто и что должен делать для осуществления обозначенного плана. Спланируйте контрольные совещания, чтобы отслеживать ход выполнения намеченного. Для закрепления эффекта, помимо собственно качества результатов выездного мероприятия, важнейшим фактором являются также последующие совещания.

В разработке организационного плана придерживайтесь следующего списка вопросов:

• Как следует контролировать выполнение планов и решений, принятых на выездной встрече?
  
• Что нужно занести в календарь?
  
• Какова повестка и состав участников контрольных встреч?
  
• Как часто требуется проводить такие встречи и сколько времени потребуется для выполнения задач, стоящих на повестке?
  
• Можно ли провести встречу онлайн или же требуется личное присутствие?
  

Например, если одним из итогов вашей выездной встречи стало решение улучшить взаимодействие между службами продаж и доставки, возможно, имеет смысл для реализации намеченного запланировать регулярные еженедельные встречи с этими двумя отделами.

Совет для закрепления: согласуйте свой организационный план на самом мероприятии и запланируйте даты первых контрольных встреч вместе с участниками. Так сотрудники более ответственно подойдут к выполнению намеченного, у вас будет необходимая база для дальнейшего обсуждения установленных целей и возможность корректировки при необходимости. Не удивляйтесь, если вашей команде не понравится перспектива новых встреч. Необходимо подчеркнуть важность последующих шагов на пути к поставленной цели и оценить количество, продолжительность и состав дальнейших совещаний. Постарайтесь составить план, который позволяет достичь результатов и при этом не приведет к потере времени у сотрудников.

В сочетании качественное планирование и вдумчивое последующее выполнение поставленных задач помогут закрепить эффект выездной встречи и окупятся с лихвой. Это позволит улучшить координацию и повысить вовлеченность и качество подготовки команды. Кроме того, коллектив будет вам благодарен за уделенное мероприятию время. И что важнее всего, это пойдет на пользу вашему бизнесу.