Инструкция по проведению
конструктивных совещаний

Есть темы, которые кажутся очевидно и безусловно важными каждому, с кем заведешь о них беседу: вести здоровый образ жизни, расти над собой, заниматься любимым делом, не терять времени попусту и проводить эффективные совещания.

Обсудив, люди расходятся, и каждый продолжает жить, как жил раньше. Сегодня мне особенно обидно за совещания. Сколько компаний страдает от «острого собраниита» (привычки обсуждать самые незначительные вопросы на многочасовых встречах)? Насколько лучше стала бы жизнь, если бы совещания, на которых каждый из нас вынужден присутствовать, сделались бы менее скучными и бессмысленными! А если бы в рабочей неделе освободились часы, потраченные на бесплодные встречи, то и продуктивность бы выросла. И уж какое было бы счастье, если б деловые собрания и правда приносили пользу (как они и должны по идее)! Уж сколько книг издано на эту тему, с пошаговыми рекомендациями, все без толку (например, Патрик Ленсиони «Смерть от совещаний» или Дэвид Перл «Опять совещание?!»). Но мы, энтузиасты, не теряем надежды.

Так, бизнес-консультанты Крис Эртел и Лиза Кэй Соломон написали книгу «Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем», в которой дали предельно подробный план, как проводить самые важные — стратегические — собрания. Они отличаются от совещаний, посвященных решению привычных рабочих задач, как минимум составом участников: на них принято приглашать и тех, кто обычно выполняет распоряжения, спущенные сверху. Часто они отличаются и форматом — проходят на выезде, один или два дня, в игровой или иной неофициальной форме. Все эти ухищрения нужны не столько для того, чтобы потратить бюджет и показать близость руководства «к народу» (как любят думать сотрудники), сколько это вынужденная мера: на обычном совещании или мозговом штурме привычным составом не решить стратегические вопросы, даже если топ-менеджеры — супергерои.

Читайте материал по теме: 4 способа сделать конференц-связь более удобной

Эртел и Соломон утверждают: стоит соблюсти всего пять основных принципов и ответить всего на четыре вопроса — и стратегическая сессия превзойдет самые смелые ожидания.

Начнем с вопросов:

1. Что следует спросить? Составьте список тем для обсуждения до того, как приступите к делу.
2. Что следует сделать? Пропишите обязательные действия по каждому вопросу. Например, если вам необходимо провести SWOT-анализ, зафиксируйте, как вы распорядитесь полученными данными.
3. Что следует опробовать? Заранее продумайте сценарий мероприятия, подготовьте необходимые материалы и инструменты.
4. Что следует прочитать? Заранее изучите наиболее полезные источники информации по темам, которые планируется обсуждать, чтобы не вспоминать лихорадочно, как же расшифровывается SWOT, уже стоя перед маркерной доской.

А вот и сами принципы с небольшой расшифровкой.

1. Определите цель. Да, так просто: если у встречи нет определенной цели, то все равно, что и как обсуждать. Существует бесчисленное множество причин для того, чтобы собрать группу людей, но у стратегической сессии целей может быть три: выработка взаимопонимания, поиск альтернатив и принятие решений. Важно, чтобы сессия концентрировалась только на одной из этих целей. Как только вы определитесь, станет ясно и как строить встречу.

Читайте материал по теме: Как провести совещание ?легко и с пользой

Например, если ваша цель — поиск альтернатив, придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Работайте только с осуществимыми на практике вариантами.
• Разрабатывайте разумное количество вариантов.
• Сосредоточьтесь на предположениях, а не на точках зрения.
• Отнеситесь к статус-кво как к возможному варианту.

2. Привлеките широкий спектр мнений. Соберите команду мечты, а не ваш обычный менеджерский состав:

• Привлеките необходимые мнения, а не только необходимых людей.
• Найдите тех сотрудников, которые «дружат» с неопределенностью.
• Включите в состав участников несколько неофициальных лидеров.
• Привлеките коллег «с переднего края».
• Включите в состав участников тех, кто будет отвечать за реализацию идей, и тех, на кого это повлияет.

Разбейте лед, проведите общую разминку, объединяйте людей в произвольные мини-группы, стимулируйте обмен мнениями. Создайте условия для творческого взаимодействия, по максимуму избавьтесь от ограничений, накладываемых субординацией.

3. Выберите фокус рассмотрения проблемы. Важно выбрать фокус рассмотрения проблемы таким образом, чтобы все участники группы могли одновременно «видеть» одно и то же. Фокусировка может осуществляться с помощью разных инструментов. Это может быть наглядное изображение или схема — например, обзор конкурентов или схема инвестиционного портфеля. Это может быть мем, например «дилемма инноватора» или «переломный момент», который поможет участникам разобраться в ситуации. Это может быть также яркая история. Важно, чтобы участники встречи подключились к одной волне, — это никак не сузит спектра их мнений, но поможет избежать ненужных споров.

Читайте материал по теме: 7 правил проведения собрания

4. Подготовьте место действия. Здесь все понятно, но значимость этого пункта невозможно переоценить. Выбор помещения и обстановка сразу же настраивает участников на определенные варианты развития событий. Зал оборудован для проведения открытого диалога или пассивного слушания? Расположение столов и стульев подчеркивает иерархическое положение участников или нивелирует его?

5. Сделайте сессию незабываемым опытом. Стратегическая сессия — не просто очередная важная встреча. Это собрание, на котором определяется вектор развития компании, поэтому и уровень вовлеченности участников, и их эмоциональный вклад должны быть максимальными. Постарайтесь включить участников в общий поток, ведите их по пунктам повестки в лучших традициях сторителлинга, поощряйте нестандартные методы презентации идей.

Если подойти к планированию стратегической сессии тщательно и не откладывать все на последний момент, шансы, что она принесет реальные плоды и поможет найти новые возможности, значительно возрастут. Поверьте, ваши подчиненные и коллеги тоже сыты по горло скучными, нудными, бессмысленными, неэффективными, пожирающими время заседаниями. Избавьте их от еще одного, это вполне в ваших силах.

Читайте по теме:

• Переговоры с инвесторами: деньги — только часть дела
• Как уговорить старушку
• Переговоры: измеряйте пульс доверия