Департамент мобильности

Сотрудники компаний постоянно находятся в движении: совершают коммивояжерские поездки и выезжают к клиенту для оказания услуг, навещают заграничные филиалы и совершают зарубежные командировки, перелетают через океаны на корпоративном самолете и передвигаются по городу на служебной машине. Обеспечивают все эти переезды специальные подразделения самой компании и внешние поставщики соответствующих услуг. Однако, по нашему мнению, гораздо выгоднее централизовать управление поездками: это снизит издержки, повысит эффективность работы и удовлетворенность сотрудников.

Как показывают исследования, базирующиеся на изучении деятельности более чем 100 корпораций, в среднем компании тратят на одного мобильного сотрудника $25 500 в год (сюда включены расходы на транспорт, переезды и технологии). Почти половина из этой суммы, $12 500, приходится на оплату собственно поездок: авиабилетов, питания, проживания и пр. Служебная машина или компенсация сотруднику, вынужденному ездить на работу на собственном автомобиле, обходится примерно в $7100, средства связи (карманные компьютеры, ноутбуки, сотовые телефоны и доступ в Интернет и т. п.) — еще в $5900. Расходы на перемещение сотрудника в другой офис внутри страны составляют примерно $51 700, а пятилетняя заграничная командировка — $500 000, а то и более.

Издержки на транспорт, поездки, еду и технологии по объему сопоставимы с социальным пакетом, составляющим около 25% компенсации. В большинстве организаций за все проблемы, касающиеся социальных выплат, отвечает отдел персонала, что позволяет четко вести дела и добиваться экономии на масштабах. А поездками и связью занимаются многочисленные сотрудники разных отделов, и это снижает эффективность и сокращает возможности для экономии средств. Нередко подразделение, ведающее подготовкой мероприятий, и отдел командировок, заключают каждое свой контракт с одними и теми же авиакомпаниями и гостиницами. Часто эти вопросы курируют сотрудники, подчиняющиеся разным начальникам, и в результате теряется возможность повлиять на цену. Нам встречалось немало компаний, которые поручали местным менеджерам обеспечивать оборудованием и связью сотрудников, работающих в режиме удаленного доступа, вместо того чтобы, например, добиться скидки за подключение к широкополосному Интернету и сотовой связи. Фрагментация усугубляется при использовании аутсорсинга, который еще более затрудняет отчетность и контроль.

Между тем, поручив заботу о мобильных сотрудниках одному отделу (в идеале отделу персонала или финансов), компания получает ряд преимуществ.

Сотрудники смогут решать все вопросы, связанные с поездкой, в одном месте и пользоваться стандартными схемами и процедурами. Оформляя командировку, работник обращается в один и тот же отдел независимо от того, на какой машине (корпоративной, собственной или взятой напрокат) он поедет, и там же договаривается о получении сотового телефона или карманного компьютера. Для заказа корпоративной машины до аэропорта и билета на самолет достаточно написать одно заявление. Компании смогут использовать единую систему отслеживания нарушений правил дорожного движения для всех сотрудников, на каком бы автомобиле они ни ездили — корпоративном, личном или арендованном. Этот же отдел сможет заниматься билетами, служебными бумагами, документацией и ознакомлением сотрудника, выезжающего за рубеж, с особенностями чужой культуры.

Менеджеры получают возможность делиться друг с другом опытом и ответственностью. К примеру, и менеджеру по командировкам, и менеджеру, занимающемуся переводом сотрудников в зарубежные офисы, следует разбираться в тонкостях получения виз и других документов, необходимых для жизни за границей. А при найме или увольнении мобильного сотрудника процесс можно значительно упростить, если всей корпоративной собственностью, выдаваемой сотруднику (кредитная карточка, автомобиль, сотовый телефон и пр.), занимается один отдел.

Компании смогут сократить количество избыточных процессов и улучшить методы управления. И, что еще важнее, они получат возможность выявлять передовые приемы и добиваться экономии на масштабах.

Идея о централизованном отделе мобильности появилась совсем недавно, и пока мало кто претворяет ее в жизнь. По самым скромным оценкам, компании, которые решат применить идею на практике, сократят свои управленческие издержки на 15—20%, а общие издержки — на 5% (этот прогноз основан на материалах, предоставленных компаниями, которые отдали на аутсорсинг управление выплатами персоналу).

Высоко оценят такое решение и сотрудники, ведь оно избавит их от многих забот и проблем.