«Я» и «мы»:
найти равновесие­

Офисы с открытым пространством сейчас не критикует только ленивый. Но это по-прежнему основной тип ­дизайна рабочего интерьера, и на то есть основания: отсутствие стен и перегородок способствует сотрудничеству и обмену информацией, укрепляет корпоративную культуру. Идея сама по себе правильная; ее, к сожалению, редко правильно претворяют в жизнь — даже когда хотят развивать сотрудничество.

У сотрудничества есть свой естественный ритм. Сначала надо сосредоточиться и сформулировать идею — самостоятельно или в соавторстве с кем-нибудь. Потом собирается коллектив единомышленников, они оттачивают идею или вырабатывают общее мнение, а потом снова разделяются, чтобы предпринимать дальнейшие шаги. Чем более трудная задача стоит перед коллективом, тем больше нужно людям перерывов в коллективной работе, чтобы побыть в одиночестве, подумать или восстановить силы.

Компании уже не один десяток лет пытаются найти оптимальное соотношение открытого и приватного рабочего пространства, так, чтобы люди могли плодотворно взаимодействовать. В 1980 году наше исследование показало: 85% американских сотрудников нужно, по их словам, такое место, где они могли бы сосредоточиться и где их никто бы не отвлекал, но у 52% ничего подобного нет. Тогда корпоративные офисы стали разделять высокими перегородками на загончики. К концу 1990-х взгляды изменились: теперь уже только 23% сотрудников не хватало уединения, 50% говорили, что им нужна возможность более непосредственно взаимодействовать с другими, а 40% желали большего общения. Тогда ­организации произвели перепланировку офисов в духе открытого пространства, где есть все условия для общения и стало гораздо меньше мест, где можно работать не на виду. Но, вероятно, качнувшись, маятник взлетел слишком высоко. Сейчас, согласно нашим данным, люди опять испытывают острую потребность в приватности, благодаря которой они могли бы не только сосредоточиваться на своем задании, но и выдерживать напряженный ритм нынешней работы.

Открытая планировка — лишь один из врагов нашего уединения. Поскольку доля коллективного взаимодействия возрастает, мы редко остаемся одни, а повсеместное распространение мобильных устройств вынуждает нас постоянно быть на связи. Неудивительно, что людей, которые жалуются на то, что они не могут, находясь в офисе, сосредоточиться на своей работе, с 2008 года стало на 16% больше, а тех, у кого нет шанса закрыться в комнате, где тихо и где можно спокойно заниматься своим делом, возросло на 13%. В то же время людям все труднее следить за тем, кто имеет доступ к их личной информации, — на работе и не только. Из опрошенных нами сотрудников 74% сказали, что сейчас проблема приватности стала для них важнее, чем десять лет назад.

Работать не в офисе, а дома, в кафе или библиотеке — не выход из положения; это в лучшем случае временный вариант. Удаленная работа порождает свои проблемы, в их числе — слабый обмен знаниями и опытом, незаинтересованность в успехе общего дела, отгороженность от корпоративной культуры и отвлекающие факторы. И конечно, сотрудничать в таких условиях непросто.

Компания Steelcase изучает тему личного пространства с 1980-х годов, и над созданием открытых офисных пространств мы работали с тысячами организаций из самых разных отраслей. Недавно мы решили дополнить свои представления о рабочих местах и сотрудниках и с помощью опросов, этнографических изысканий, наблюдений и интервью провели новое исследование в Европе, Северной Америке и Азии. В этой статье мы делимся выводами о природе личного пространства и рассказываем о том, как людям оставаться наедине с собой, не покидая офиса.

Приватность на работе: ?новый взгляд

Для исследователей — и архитекторов — личное пространство на работе всегда было физическим, то есть акустическим (слышно ли нам друг друга?), визуальным (видно ли нам друг друга?) и территориальным (есть ли у меня собственное место?). Но сейчас на работе мы всегда на связи, к нам всегда можно обратиться и нас всегда можно найти — и в физическом смысле, и в виртуальном. При таком уровне открытости проще взаимодействовать, но возникает ощущение, что некуда деться от посторонних глаз.

Поэтому надо пересмотреть наши фундаментальные представления о приватности. Мы в Steelcase видим у проблемы две стороны.

Информационный контроль. Сейчас сотрудники ведут постоянную борьбу за то, чтобы регулировать доступ к своим персональным данным. В течение дня мы бесконечно взаимодействуем с другими, то и дело переключаем в себе и своей работе разные — открытые и закрытые — «регистры». Кому нужен доступ к файлам этого проекта? Как сделать так, чтобы никто не увидел у меня на мониторе то, что посторонним видеть не положено? Где можно переговорить с человеком так, чтобы нас никто не услышал? Как бы на рабочем месте почитать статью или посмотреть Twitter, чтобы другие не подумали, будто я отлыниваю от работы?

Информационные технологии все больше угрожают нашей приватности. Особенно бесцеремонно отбирают у нас контроль над нашей информацией социальные сети. Например, Facebook позволяет нам выбирать, что сообщать о себе, — но до определенной степени. Даже тем, кто избегает популярных социальных сетей, трудно спрятаться от Google. Что, если мы не хотим, чтобы коллеги знали, где мы живем, какую религию исповедуем, какую музыку слушаем и сколько нам лет? Приходится решать, как контролировать свои персональные данные и ни на шаг не отступать от этих решений. Если мы этого не делаем, а большинство и не делает, мы ощущаем свою уязвимость — и нам это неприятно.

Контроль внешнего воздействия. Контроль этого типа более разнообразен и специфичен, чем информационный. То, что для одного звучит неприятно, другого успокаивает. И наши представления об отвлекающих факторах могут день ото дня меняться. Иногда фоновая музыка умиротворяет, а иногда — раздражает. Но как бы то ни было, отвлекающие факторы надо контролировать.

По сути, от умения это делать зависит наша способность сосредоточиваться. Рассуждая о планировке офисного пространства, полезно помнить, что нейробиологи выделяют три основных вида внимания. Первый — управляемое внимание: работа над заданием, требующим полной концентрации (допустим, вы что-то пишете или тщательно обдумываете), благодаря которой вы сознательно отгоняете не имеющие отношения к делу мысли и ставите заслон внешнему воздействию. Когда мы пребываем в этом состоянии, мы не хотим, чтобы нас прерывали и отвлекали, и нам особенно необходимо конт­ролировать происходящее вокруг.

Второй вид — стимулируемое внимание: вы переключаетесь на то, что его в данный момент привлекло. Выполняя рутинную работу — отвечая на письма, составляя график совещаний, разгребая какие-то административные дела, — мы не протестуем против помех. Многие даже любят заниматься такой работой, когда вокруг полно народу и кипит жизнь.

Третий вид — восстановление: в течение дня мы периодически даем себе отдохнуть от работы. Это переменка для мозга и тела, повод поболтать с другими или выплеснуть сдерживаемые эмоции. В зависимости от личных предпочтений, восстанавливаясь, люди стремятся либо к одиночеству и тишине, либо в общество.

Раз у нас есть потребность контролировать внешние воздействия, переключаясь с одного вида внимания на второй и третий, значит, нам нужны разные условия работы, позволяющие регулировать — уменьшать или увеличивать — степень приватности. Остается понять, как найти правильное соотношение открытости и приватности и как организовать пространство, благоприятное для внимания всех трех видов.

Приватность в разных культурах

Хотя потребность в уединении универсальна, у представителей разных культур она проявляется по-разному. Чтобы лучше понять, чем похожи и чем различаются в этом отношении культуры, Steelcase вместе с глобальной исследовательской фирмой Ipsos провела опросы в 14 странах, а затем объединила эти данные с результатами своего этнографического исследования. Выводы по большей части совпали с теми, что мы получали ранее, но некоторые оказались неожиданными.

Взгляды на личное пространство в каждой стране свои. Немцы выделяют на одного сотрудника в среднем 30 кв. метров, американцы — около 18. В Индии и Китае на человека приходится, соответственно, 6,5 и 4,5 кв. метра. Но, несмотря на довольно плотно населенное рабочее пространство, сотрудники индийских и китайских компаний высоко оценивают свои условия работы с точки зрения возможности сосредоточиться и трудиться, не отвлекаясь.

Это говорит о том, что в Китае личное пространство воспринимают не так, как на Западе. Для китайцев важнее информационный конт­роль: как скрыть инфрмацию о себе и избавиться от ощущения, что за тобой постоянно следят. Поэтому в Китае, где офисы устроены так, чтобы менеджерам легко было следить за подчиненными, люди, чтобы чуть-чуть побыть в одиночестве, выходят в коридор или запираются в туалете. Офисы, в которых сотрудники сидят спиной к стене, относятся к категории элитных. В Индии люди часто ищут уединения где-нибудь на задворках, на складах или ходят вдоль стен.

А на Западе, наоборот, главное — контролировать внешнее воздействие. Лишь 55% опрошенных, по их словам, не отрываются во время работы. Меньше половины сказали, что могут выбирать место в офисе, где им удобнее работать в зависимости от выполняемой задачи. Мы заметили, что американцы, описывая обстановку в офисе, чаще всего употребляли слова «напряжение» и «стресс». Китайцы же определяли ее как «успокаивающую» (в Китае на работе можно вздремнуть, и в этом не усмот­рят ничего предосудительного).

Но в том, что касается возможности сосредоточиться на работе, американцы оценивают офисную обстановку довольно высоко, хотя в социальных сетях и на форумах ее ругают. В США 70% (!) сотрудников утверждают, что у них вполне можно сосредоточиться. Поскольку американские офисы по-прежнему чаще всего состоят из закутков и для индивидуальной работы выделяется больше площади, чем для коллективной, людей раздражают, на наш взгляд, не физические параметры, а какие-то другие факторы, например большая нагрузка.

В целом хуже всего удается защищать свою приватность сотрудникам компаний из европейских стран (за исключением Нидерландов), и они же чаще остальных выражали недовольство рабочей обстановкой. Среди самых недовольных и индифферентных к общему делу — французы, немцы, испанцы и бельгийцы: их 53%. В их странах считается, что работать надо только в офисе, на том рабочем месте, которое тебе выделили, и возможности уединиться или обеспечить себе приватность там чаще всего нет. В Нидерландах, наоборот, людям довольно легко разрешают работать в разных местах — в офисе или вне его. Более того, в организации офисного пространства голландцы больше соблюдают равноправие, чем их соседи. Уровень приватности не зависит от статуса, и руководители работают в открытом офисе так же, как остальные. Возможно, этим и объясняется тот факт, что среди довольных своей работой сотрудников, для которых также важны успехи их компаний, почти половину составляли голландцы (см. врезку «Что люди думают об условиях работы»).

Хотя приватность на работе в разных странах понимается по-разному, удовлетворенность условиями труда и преданность общему делу тесно связаны, как показало наше исследование, с ощущением, что человек может «регулировать» окружающую обстановку. В ходе нашего исследования 98% самых преданных своим компаниям сотрудников сообщили, что им «легко сосредоточиться» на работе и что от этого прежде всего зависит их удовлетворенность условиями труда. Кроме того, они поставили высокий балл «возможности работать в коллективе так, чтобы другие не отвлекали», и «возможности выбирать, где работать, в зависимости от выполняемой задачи» — эти факторы тоже много значат для ощущения удовлетворенности и повышают преданность компании. И наоборот: самые индифферентные и недовольные сотрудники страдали от того, что их все время дергают и отвлекают от работы, что они практически не могут выбирать, где и как им работать. Лишь 15% опрошенных сообщили, что им легко сосредоточиться.

Отстоять приватность: личные стратегии

То, сколько людям нужно приватного пространства и как они его добиваются, зависит не только от специфики местной культуры, но и таких факторов, как корпоративная культура, характер задания, которое человек выполняет, его настроение и личностные особенности. Например, интровертов обычно привлекают места, в которых они, по их мнению, больше всего могут контролировать внешнее воздействие. Сьюзен Кейн провела недавно исследование, посвященное интровертам; она утверждает, что эти люди не застенчивы, скорее, они чувствительнее к внешним раздражителям, чем экстраверты. Мы выявили пять стратегий приватности, с помощью которых люди иногда бессознательно могли контролировать и это воздействие, и информацию.

Стратегическая анонимность. Некоторые ухитряются сосредоточиваться даже в толпе незнакомцев. Почему люди иногда приходят поработать в кафе? Там они обычно стараются защититься от встреч и разговоров с коллегами, которых не избежать в офисе. Как показывают недавние выводы Рави Мехты, Жуй Чжу и Амара Чимы, опубликованные в Journal of Consumer Research, умеренный уровень фонового шума даже помогает творческой работе. Многим нравится гул, который стоит в кафе или аэропортах — там можно работать, читать или расслабляться, не опасаясь, что тебе помешают. Здесь важно то, что это — стратегия: люди сами выбирают, где и как им становиться «невидимками».

Избирательный доступ к себе. В нынешнем мире, где все новые и новые каналы используют и передают наши персональные данные, границы между частным и общедоступным постоянно смещаются. Где-то люди предпочитают сообщать о себе одно, где-то — другое. В смысле физического пространства это означает, например, что они решают, стоит ли показывать коллегам тот или иной документ и какие личные предметы можно демонстрировать на работе. Или, скажем, предпочитают разговаривать по телефону, а не пользоваться видеочатом, чтобы их не видели.

Условленная конфиденциальность. Уеди­ниться не значит непременно остаться в одиночестве. На работе, бывает, людям надо что-нибудь обсудить без посторонних. Что-то, скажем подведение итогов работы, можно запланировать заранее. Но чаще потребность в приватности возникает спонтанно: например, коллегам надо обсудить деликатную, неожиданно всплывшую проблему, а свободной комнаты для переговоров нет. В офисах с открытой планировкой постоянно не хватает комнат для переговоров или помещений для проведения совещаний, которыми могли бы пользоваться и рабочие группы, и отдельные сотрудники, если им надо в спокойной обстановке обсудить то, что не предназначено для других.

Осознанная защита. Когда людям кажется, что за ними подсматривают или их подслушивают, они это воспринимают как оскорбление и насилие над собой — и прибегают к самым разным защитным тактикам. Мы часто видим, как люди уходят куда-нибудь в укромное место, чтобы ответить на звонок, или, наоборот, идут туда, где толпится народ и где в общем гуле их труднее подслушать. Многие стараются не работать там, где к ним можно подойти незаметно и потому застать их врасплох. Еще один вид защиты — держать язык за зубами, чтобы уберечь собственные мысли и идеи от посторонних или чтобы сформировать собственную точку зрения, не поддаваясь «групповому мышлению» и давлению коллег.

Умышленное обособление. Обособленность чаще всего — вопрос обстоятельств и состояния души. Ваше физическое местоположение, ваши привычки, ваши установки — все это может вызвать у вас ощущение, что вы отор­ваны от коллектива. Но, если речь идет об осознанной обособленности, вы принимаете решение изолироваться от коллег, чтобы сосредоточиться, восстановиться, выплеснуть эмоции или заняться чем-то своим. Одни, чтобы дать себе передышку или спокойно заняться проектом, выбирают закрытые пространства, где их не видно и не слышно. Другие, обедая, выбирают самый дальний пустой угол столовой. А третьи предпочитает ненадолго выйти из здания, чтобы прогуляться или посидеть в тихом дворике.

Организационные стратегии конфиденциальности

Организациям, которые начинают понимать, что людям на работе необходима приватность, полезно также знать, что уединение вовсе не мешает сотрудничеству. Предоставляя людям приватность, вы, наоборот, только способствуете коллективной работе.

В распоряжении организаций — целый ряд стратегий, но успех любой из них зависит от того, разрешают ли сотрудникам самим решать, где и как им работать и как им обеспечивать себе приватность. Корпоративная культура формируется и крепнет, если люди какое-то время следуют определенным правилам поведения и эти правила в конце концов принимаются всей организацией. Руководители, которые подают пример другим, тем самым показывают: «Мы здесь работаем вот так» — и позволяют остальным вести себя так же.

Одни стратегии требуют инвестиций в соз­дание рабочего пространства нового типа, другие — предполагают лишь небольшую перепланировку, а заодно изменение культуры и поведения. Рассмотрим четыре стратегии.

Правила. Организации могут составить свод правил, в котором объяснялось бы, что такое приватность на работе и как ее соблюдать. Правила могут распространяться на всю компанию или конкретные отделы, места или отрезки времени. Допустим, организация выделяет «тихие часы» для работы. Или решает, что слушать музыку или разговаривать по видеосвязи можно только в наушниках. Руководители должны четко разъяснить подчиненным правила и их обоснованность. Нередко подобные порядки превращались в пустую формальность, поскольку люди их не понимали или забывали, как именно надо себя вести. Чтобы правила укоренились, нужно доброжелательно, но откровенно обсуждать с людьми каждый случай их нарушения и предупреждать о последствиях для «рецидивистов».

Сигнализирование. У сигналов та же функция, что и у правил, только их не устанавливает организация, а применяют сами сотрудники, когда хотят показать коллегам, что их надо оставить в покое. Во многих офисах беруши или наушники воспринимаются как табличка «Просьба не беспокоить». Некоторые носят шумопоглощающие наушники; не заметить их нельзя, и смысл этого аксессуара еще более очевиден. Можно сигнализировать о своей потребности в уединении, особым образом расположившись в помещении. Если вы сидите лицом к остальным, вы как бы приглашаете их к общению, а если прячетесь за ширмой или раскидистым растением, то тем самым говорите: «Я пытаюсь уединиться».

Можно самыми разными способами, элект­ронными и физическими, очертить вокруг себя «магический круг». Но даже самый хит­рый гаджет не сработает, если в организации не принято считаться с потребностью в приватности. Руководители должны четко объяснять, что в офисах с открытой планировкой надо уважительно реагировать на «сигналы приватности», на попытки людей защищать свою информацию и защищаться от внешнего воздействия.

Стратегическая планировка помещений Учесть при планировке офиса потребность людей в приватности можно, следуя двум принципам: распределения и зонирования. Согласно модели распределения пространства с ограниченным внешним воздействием предназначаются и для индивидуальной, и для коллективной работы. При такой планировке людям проще переключаться с одного способа работы на другой. Допустим, человеку надо в тишине подготовиться к совещанию, затем в соседнем помещении вместе с коллегами обсудить проект, после чего уже вдвоем с каким-нибудь одним сотрудником выполнить задание. Поскольку соответствующие помещения находятся рядом, ему легче переключиться с работы одного типа на другую.

Зональная модель предполагает выделение в общем пространстве специальных мест, огороженных от шума и суеты. Организации могут отвести под зону уединения даже целый этаж, выстроить что-то вроде «библиотеки» или «центра тишины». При такой модели закрытые зоны физически отделены от открытых пространств. Этот принцип особенно хорош, если нужно защитить людей от шума.

Пространственная экосистема. Как показывают наши исследования, лучшее рабочее пространство — то, которое разбито на участки разного типа. Так образуется своего рода экосистема, в которой люди могут выбирать, где и как им работать.

Иногда людям нужно свое постоянное закрытое пространство. Но планировать и отделять его нужно, руководствуясь соображениям не иерархии, а потребностей. Например, многим высокопоставленным начальникам выделяют большие кабинеты, которые, как правило, пустуют, потому что их хозяева часто находятся в командировках или на совещаниях. Можно пересмотреть эту практику и разрешить остальным тоже пользоваться в отсутствие хозяев этими помещениями. Когда же начальники на месте, им обычно, как и всем остальным, просто нужны изолированные помещения для конкретной работы.

Независимо от того, находятся закрытые пространства в личном или в общественном пользовании, больше всего от них пользы тогда, когда они защищают от внешнего воздействия. Звук, например, распространяется, как вода, проникая сквозь перегородки и щели в стенах и потолках. В изолированном помещении можно говорить о том, о чем не должны слышать посторонние. Планируя такие помещения, надо учитывать и вероятность визуальных помех. Курс на прозрачность привел к изобилию стек­лянных перегородок. Но у человека, работающего «за стеклом», может появиться неприятное ощущение, что его поместили в аквариум. Достаточно полосы рифленого стекла — и люди будут чувствовать себя более защищенными.

С помощью огораживания тоже можно соз­дать зоны конфиденциальности, необходимые для выполнения различных заданий. Огороженные пространства — это полузакрытые помещения, стены в которых не доходят до потолка или составляются из переносных ширм. Перегородки тоже сигнализируют: «Просьба не беспокоить». Особенно полезно их ставить в зонах тишины. Кроме того, это дешевый выход из положения: в одном из наших помещений дизайнеры, чтобы воспрепятствовать разговорам, использовали самые обычные предметы вроде книг или комнатных растений и простые схемы расстановки мебели. Людей ни о чем специально не предупреждали; планировка сама показывала, что помещение предназначено для работы в тишине.

Офисы с открытым пространством сами по себе не хороши и не плохи. Людям лучше всего работается там, где им разрешают самим формировать и выбирать подходящую им «окружающую среду». Если они могут сами решать, где и как им работать, им проще впитывать энергию и идеи коллег и в уединении быстрее восстанавливать силы. Возможность после работы в коллективе закрыться от всех и в тишине заняться своими делами создает ритм (люди сходятся, чтобы вместе обдумать проблему, а потом расходятся, чтобы дать вызреть идеям), необходимый современной организации.

* деятельность на территории РФ запрещена