Дэвид Аллен: «Быть продуктивным можно даже
во сне»

Семидесятилетний американец Дэвид Аллен – один из самых известных специалистов в области личной эффективности и управления временем. Свою знаменитую систему GTD (Getting Things Done), которая легла в основу написанного им бестселлера «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Аллен разработал еще в 80-х годах прошлого века. После лекции, которую Аллен прочитал в минувший понедельник на московском Synergy Global Forum, Аллен побеседовал с «Harvard Business Review – Россия» и рассказал о том, как противостоять постоянно отвлекающему современного человека информационному шуму.

Дэвид, а вы всегда были эффективным и дисциплинированным? Или в вашей жизни произошло что-то такое, что вдохновило вас на создание системы GTD?

Знаете, на самом деле я всегда был ленивым. Я не такой уж организованный, просто мне не нравится тратить лишнюю энергию, поэтому я всегда ищу пути, как сделать те или другие дела проще. В 1981 году я стал применять систему GTD сам, и моя жена тоже пользуется ей около 30 лет.

И 30 лет вы составляете списки дел? Даже на выходные?

Нет, на выходные я обычно ничего не планирую. Но если есть какое-то обязательство, например, поход на концерт, то приходится. У нас с женой довольно напряженный график, поэтому зачастую лучший отдых – ничего не делать.

Кто был вашим самым необычным клиентом?

Ведущий Говард Стерн. Он креативный, практически сумасшедший, тем не менее, у него очень много работы. Знаменит он как раз своим непримиримым энтузиазмом, он делает много важных вещей.

С какой проблемой чаще всего сталкиваются люди, которые только начинают следовать вашей системе?

Самая большая проблема в том, чтобы поддерживать функционирование системы, ведь это не единоразовое действие. В начале пути все всегда испытывают вдохновение, но вообще-то это определенная работа, которая позволяет сохранять систему по мере того, как поступает дополнительная информация.

В 80-x, когда ваша система GTD только появилась, не было интернета и смартфонов, человек еще не зависел от своих гаджетов, они не отвлекали его постоянно. Их появление и активное использование как-то изменило вашу систему?

В целом никак. Наоборот, в новых условиях еще острее стоит вопрос о том, что стоит делать, а что недостойно вашего внимания. Самое важное изменение, произошедшее в моей системе, заключается в том, что я со временем отошел от определения «быть эффективным – это работать больше» и стал объяснять все не словом «делать», а словами «быть вовлеченным». Быть продуктивным можно в любом состоянии, даже во сне.

Некоторые составляют списки дел в своем телефоне и в процессе отвлекаются на сообщения и уведомления из разных приложений. Как быть в этом случае, смартфон ведь постоянно пытается отвлечь своего хозяина чем-то интересным?

Остановиться. Постоянное потребление информации вызывает привыкание. Очень важно определить, какие каналы, из которых мы черпаем информацию, действительно представляют для нас ценность и как часто мы их должны проверять. Проблема состоит в том, что мы никогда не «чистим» все, что к нам приходит, а пребываем в состоянии постоянного сканирования вновь появляющихся новостей.

Многие сотрудники компаний сейчас вынуждены быть на связи постоянно. Как и в их случае отказаться от смартфона, электронной почты и мессенджеров и не выпасть из реальности?

Это зависимость под названием «боязнь что-то пропустить». Люди часто поддаются этому искушению, но надо исходить из того, в чем состоят ваши обязанности. В некоторых видах деятельности вам действительно надо быть на связи 24 часа 7 дней в неделю. И если, например, ваш начальник пишет вам в Facebook*, когда захочет, вы вынуждены отвечать. Но в этом случае имеет смысл просто сесть и поговорить с ним о том, какие каналы коммуникации наиболее эффективны для вашего общения. Если же он решит, что именно так ему удобно обсуждать рабочие вопросы, что ж, это ваш руководитель, он выиграл. Но двери не закрыты, вы можете найти другую работу.

Как часто стоит давать себе передышку, не составляя никаких списков дел?

Нужно просматривать списки дел, которые у вас есть, достаточно часто для того, чтобы позволить себе ничего не делать. Я смотрю на свои списки только тогда, когда мне нужно что-то сделать, сегодня, например, я вообще их не смотрел. Но иногда мне приходится просматривать их по 20 раз на день для того, чтобы впоследствии позволить себе пообедать с женой или погулять с собакой. Каждый вечер я смотрю в свой календарь, чтобы понимать, насколько жесткое у меня расписание завтра. Так я определяю, сколько я могу спать. И это самая главная практика, которую я делаю каждый день.

А как же правило «спать 8 часов» в сутки?

Согласно исследованиям, которые я изучал, 95% населения нуждается во сне как минимум в течение 8 часов, но я сплю и 9, и 10, если есть такая возможность. Бывает, я могу себе позволить даже послеобеденный сон.

Существует множество теорий и систем управления своей эффективностью. Например, практика медитации. Какие из них вы считаете эффективными, а какие никуда не годными?

Я не верю в теории, я пользуюсь своим опытом. Медитация позволяет лишь сфокусироваться на чем-то и повысить уровень оценки своих дел, посмотреть на ситуацию с другой стороны. Именно поэтому простая медитация позволяет быть более продуктивным. Я бы отметил несколько простых практик, которые связаны с управлением своей энергией. Необходимо правильно питаться, достаточно спать и давать себе физическую нагрузку – все это позволяет снизить уровень стресса. Бутылка хорошего вина – тоже неплохое средство для снятия стресса.

Может быть, вы могли бы напоследок посоветовать какие-то инструменты для человека, который потерял мотивацию?

Зачастую суть мотивации состоит в том же, в чем и суть продуктивности – в определении результата, к которому вы стремитесь. Думаю, стоит начать с того, чего человек на самом деле хочет. Это самый первый шаг, который необходимо сделать.

* принадлежит Meta, которая признана в России экстремистской и запрещена