Учимся грамотно распределять
свое время

Я веду коучинг по тайм-менеджменту и, заглядывая в расписание очередного клиента, регулярно вижу одну и ту же проблему: человек ставит себе ошибочный диагноз «низкой продуктивности», а на самом деле беда в том, что он берет на себя слишком много обязательств. Когда он берет на себя больше обязательств, проектов, целей, чем фактически имеется часов в сутках, то тяжкое бремя непосильного долга ложится ему на плечи. Один из моих клиентов дошел до депрессии, терзаясь чувством вины: никак не мог осознать, что впихнуть в сорокачасовую рабочую неделю дел на 160 часов просто немыслимо.

Эффективные инвестиции времени начинаются с признания реальности: время — это ресурс ограниченный. Это признание дает вам право выбирать, что вы будете делать и чего не станете, так что вы сможете инвестировать его в наиболее важные проекты, радоваться своим достижениям и при этом у вас останется время для отдыха и радости жизни. Как сформулировал один из моих клиентов: «Я понял, что часов у меня столько-то и не больше: нужно вкладывать их в главное и помнить, что, выбирая одно, я тем самым отказываюсь от другого».

Главный фактор, которым определяется, будут ли ваши инвестиции времени удачны (с субъективной точки зрения), — это совпадение ваших требований к себе с запасами времени. Ниже я привожу формулу, которая демонстрирует связь между ожиданиями и реальным бюджетом времени. Располагая такими данными, вы сможете точно определить, что вам потребуется для сбалансированного бюджета, в котором на все будет хватать часов, минут и секунд.

Успешные инвестиции времени

(Внешние требования) + (Внутренние требования) <= 24 часов — (время на себя)

Долговая яма и стресс

(Внешние требования) + (Внутренние требования) > 24 часов — (время на себя)

Посмотрите на удачный вариант формулы. Справа у нас одна фиксированная величина — 24 часа в сутки — и одна переменная, время, которое вам нужно на себя. Пока мы примем за основу самые элементарные ежедневные действия: сон, еду и личную гигиену — принять душ, почистить зубы и т. д.

Вот пример разбивки по рубрикам:

• Сон — семь часов
• Еда — час
• Личная гигиена — два часа
• Всего — десять часов

На бумаге или в компьютере подсчитайте часы на сон, еду и уход за собой. Можете добавить и другие категории времени для себя, но не выходите за пределы строго необходимого, иначе не получите точного представления о том, каким временем вы располагаете.

Читайте материал по теме: 4 расхожих мнения о тайм-менеджменте

Подсчитав «фиксированные расходы» на себя, вычтите эту сумму из 24 часов и получите свой ежедневный бюджет времени. Разумеется, какие-то вариации тут возможны, но главное — получить то, что вы можете взять за основу.

Пример бюджета времени:

24 часа — 10 часов = 14 часов.

Вычислив свой бюджет времени, перейдите к подсчетам часов, которые нужны вам на выполнение внутренних и внешних обязательств. Внешние обязательства — это требования других людей, например определенное количество часов на работе, присутствие на семейных мероприятиях и т. д.; внутренние — ваши собственные решения, например, столько-то читать или заниматься спортом. Вот некоторые возможные категории таких обязательств:

Внешние обязательства:

• Работа
• Дорога
• Отношения
• Забота о домашнем животном
• Занятия/тренинги
• Домашние задания
• Регулярные встречи или собрания
• Обязанности руководителя или члена комитета

Читайте материал по теме: Почему работу не следует откладывать на потом

Внутренние обязательства:

• Личное развитие
• Хобби, собственные проекты
• Путешествия
• Финансы
• Молитва, медитация

Если большинство ваших обязанностей имеют повседневный характер, то бюджет времени удобно исчислять на основе 24 часов. Например, выделяем 9 часов на работу и два на хобби или собственные проекты.

Если же дни у вас складываются индивидуально, полезнее будет составить бюджет недели. Просто умножьте «остаток» на семь.

Пример еженедельного бюджета времени

14 часов x 7 дней = 98 часов.

Затем определите, сколько часов в неделю нужно для осуществления внешних и внутренних обязательств. Например, выделите 45 часов на работу (если примерно столько у вас попадает обычно в эту категорию) и всего пять на ваши увлечения.

Продумайте и запишите расходы по каждой категории, а затем сложите эти цифры. Если вы толком не знаете, как тратите свое время, просмотрите календарь или план, а если и там не найдете внятных указаний, куда деваются ваши драгоценные часы и минуты, то попробуйте составить план на неделю вперед.

Читайте материал по теме: Как излечиться от синдрома хронической занятости

И наступает момент истины: сейчас вы увидите, совпадают ли требуемые расходы времени с наличным бюджетом. В левой половине уравнения у вас сумма расходов на внешние и внутренние требования — справа ежесуточный или еженедельный бюджет времени.

(Внешние ожидания) + (Внутренние ожидания) ____ (Бюджет времени)

Проставьте между левой и правой стороной уравнения знак >, < или =.

Если вы устроены как большинство людей, то предпочтете первый знак — знак «больше», то есть вы набрали столько обязательств, что не сумеете вместить их в свой бюджет времени. Вот откуда чувство вины и постоянный стресс. Но теперь-то вы знаете, в чем дело, и можете внести необходимые коррективы.

По книге «How to Invest Your Time Like Money».

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени