Укротите список дел с помощью
своего смартфона

Нашли ли вы эффективный способ ничего не забывать или вам так и не подвернулся хороший инструмент для самоорганизации? В любом случае для облегчения жизни вам стоит научиться еще более умному использованию смартфона.

Телефонная организация напоминаний весьма эффективна, поскольку помогает справиться с тремя главными сложностями в современном мире: зафиксировать задачу прежде, чем вы о ней забудете, получить напоминание о задании в нужное время, а также отделить незначительные дела от важных проектов.

Современные технологии наложили самый большой отпечаток на первый аспект — фиксирование необходимых дел. Благодаря системе распознавания голоса, встроенной в iPhone5 и 6, а также в Google Now для Android, вам не нужно больше вытаскивать свой компьютер или мучиться с клавиатурой на мобильнике, чтобы вбить детали каждого напоминания. Вместо этого просто диктуйте задания на телефон по мере их поступления — одной короткой фразой — и сохраняйте их как напоминалки.

В течение дня я прошу свой мобильный «в следующий вторник напомнить мне поговорить с Сарой о наших делах с компанией Warren», или, «когда я приду домой, напомнить упаковать зарядное устройство для телефона», или даже «сегодня в 9 вечера напомнить купить жвачку». Конечно, я рискую показаться смешной (например, так недавно было, когда мою напоминалку о жвачке услышала приятельница), но я предпочитаю стать предметом для шуток скорее из-за диктовки, чем из-за привычки забывать о своих обещаниях.

Создавая «напоминалки» на телефоне, тем самым вы гарантируете, что эти задания будут в нужное время «предъявлены к исполнению», где бы вы ни находились. Раньше мне никогда не удавалось регулярно просматривать список своих дел. Одной из причин была его угрожающая длина, из-за которой я не могла себя заставить его открыть. Теперь я полагаюсь на систему сигналов, которая посылает мне дела по одному, чтобы на меня не сваливалась вся эта уйма одновременно. Даже если вы принадлежите к тем людям, которые прилежно просматривают свой список дел в начале или в конце рабочего дня, вам могут быть полезны напоминания, завязанные на конкретное место или время. Они не дадут вам пренебречь заданиями, которых вы склонны избегать, или которые нужно сделать в нерабочее время. Даже если вы захотите пользоваться ежедневником, отдельным от «напоминательных» функций вашего телефона, большинство из них предлагают вам возможность присоединить к каждому делу «звоночек».

Читайте материал по теме: 4 расхожих мнения о тайм-менеджменте

Эта система — надежный способ ухватить все те мелочи, которые вам важно не забыть. А как же большие проекты — например, отчет, над которым вы работаете целую неделю? Держите их отдельно. Я записываю их в Evernote, приложение для электронных заметок, которым я пользуюсь в течение дня. Раз в одну-две недели я начинаю в нем новую страничку и записываю в нее от трех до десяти главных пунктов, которые надо выполнить до моей следующей поездки или до конкретного числа. Поскольку мои небольшие дела записаны в другом месте, я могу заглядывать в свой короткий список крупных задач, не боясь запутаться в мелочах.

Я пользуюсь телефонной самоорганизацией уже почти год, и наконец-то мне удалось выйти из заколдованного круга, вызываемого моей забывчивостью. А еще я открыла для себя несколько секретов и хитрых приемов.

Выберите надежное средство для напоминаний, синхронизирующееся во всех ваших устройствах. Если вы — фанат iPhone и Mac, оставайтесь в курсе своих дел с помощью встроенной в устройства Apple системы Reminders. Если это не ваш случай, все равно можно так отрегулировать свои настройки, чтобы напоминания приходили на все ваши устройства. Этим вы исключите ситуацию, когда какой-то пункт «прошел мимо», потому что вас не было у компьютера. Выберите такое приложение, которое будет запущено на рабочем компьютере и телефоне, а также на всех личных устройствах (включая планшетник, если он у вас есть). Также важно, чтобы и добавлять дела в список вы могли с любого из них. Популярные «личные помощники» вроде Remember the Milk или Wunderlist работают с целым рядом устройств и инструментов, поэтому, выбрав их услуги, вы сможете синхронизировать ваши напоминания практически для любой комбинации мобильных платформ.

Читайте материал по теме: Прибавьте час к своему рабочему дню

Всегда завязывайте напоминание на конкретное время. Весь смысл напоминаний в отличие от простого списка дел состоит в том, что они настигнут вас повсюду. Поэтому, записывая очередное дело, убедитесь, что вы параллельно задаете конкретное время, когда вы хотите, чтобы оно было приведено вам на память. (Даже если ваш телефон поддерживает напоминания, завязанные на конкретное место, лучше пользоваться завязкой на время — географические привязки часто дают сбой, и сигнал вообще не сработает, если вы не появитесь в этом конкретном месте.)

Заводите напоминания на такое время, когда вы сможете уделить им внимание. Когда вы выбираете момент для «звонка», подумайте, сможете ли вы сделать дело, о котором вам напомнят. Если вы записываете что-то на рабочее время, проверьте свой ежедневник и выберите свободное окно. Если у вас нет времени для проверки календаря, поставьте сигнал на раннее утро или на обеденный перерыв.

Не бойтесь «откладывать» напоминалку. Когда вы начнете использовать напоминания для всего на свете, они буду выскакивать постоянно! Это можно пережить, только если вы дадите себе свободу нажимать на кнопку «напомнить позже». Идея не в том, чтобы вы делали все необходимые дела в конкретное время (для этого у вас есть ежедневник), а в том, чтобы помешать важным мелочам полностью выпасть из вашего внимания. Однако раз в несколько недель нужно проверять текущий список дел, чтобы убедиться, что для какого-то пункта вы случайно не нажали «отменить» вместо «напомнить позже».

Читайте материал по теме: Почему работу не следует откладывать на потом

Откладывайте дела с умом. Если вы будете активно пользоваться функцией Snooze, вы быстро поймете, что фабричные настройки системы (например, повторить через 15 минут, через час или через сутки) не годятся. Настройте систему под себя, чтобы вы могли выбрать период повторного напоминания более дробно. Мне очень нравится программа Mac под названием SnoozeMaster, в которой я создала более 20 разных вариантов этой функции, от пяти минут до шести месяцев. В Android вы можете сделать это в приложении Calendar Snooze, наверняка имеется такая служба и в других ПО. Для меня самыми полезными оказались напоминания через четыре часа (что в реальности значит «сегодня попозже» или «когда я приду домой»), через шестнадцать часов («завтра в течение рабочего дня») и через две недели («я подумаю об этом, когда закончится этот большой проект»).

Отключайте напоминалки во время презентаций и звонков по конференц-связи. Одна из проблем с постоянными напоминалками — они могут выскочить на экране в самый неподходящий момент! Например, в разгар презентации появляется окошко, напоминающее ее автору купить лекарство в аптеке. Позаботьтесь о себе и своих коллегах: если в данный момент вы пользуетесь экраном вместе, деактивируйте свои напоминания, поставив Windows в режим презентации или включив Do not disturb на компьютере Mac.

Используйте прекрасные возможности своего телефона и всех своих гаджетов, чтобы не забывать всякие мелочи, и тогда ваш список дел еще лучше поможет вам справляться с крупными задачами. Когда список важных дел перестанет содержать все, что вам нужно помнить, вам станет намного приятнее каждый день к нему обращаться. Это значит, что он, наконец, сможет выполнять свою подлинную функцию — помогать вам сосредоточиться на главном.

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени