Внимание,
вас отвлекают!

Порой мир вокруг вертится так стремительно, что мы не можем сосредоточиться. Что делать, если что-то отвлекает вас всякий раз, когда вы садитесь за рабочий стол? Как снова собраться с мыслями и вернуть себе деловой настрой?

Что говорят эксперты

Сьюзан Дэвид, основатель Harvard/McLean Institute of Coaching и автор книги «Эмоциональная гибкость», уверяет, что трудности с концентрацией внимания и низкая производительность — типичные проблемы большинства людей в современном мире. Нас постоянно отвлекают новостные сайты, SMS, звонки. И даже когда вы чувствуете прилив сил, потребуется воля, чтобы не отвлекаться на происходящее. «Мы очень восприимчивы к эмоциям других людей и поэтому легко сбиваемся с курса», — говорит Дэвид. Рич Фернандез, CEO Search Inside Yourself Institute, глобальной некоммерческой организации, занимающейся обучением осознанности и развитием эмоционального интеллекта, замечает, что так устроена наша физиология: «Базовая нейроанатомия человека провоцирует стресс, который отнюдь не всегда нам помогает». Чтобы избежать этого и восстановить свою способность фокусироваться, попробуйте следующее.

Осознайте опасность многозадачности

Начните с понимания того, как отвлекающие факторы вроде постоянно дребезжащего телефона или небольших пауз на Twitter влияют на мозг. Как объясняет Фернандез, в нашем мозге есть сеть связанных между собой структур, отвечающих за концентрацию внимания. В состоянии по умолчанию

сеть отвечает за анализ прошлого, предвидение или планирование будущих задач и размышление о других и о себе. «Как минимум половину времени мы проводим в этом состоянии», — говорит он. Но когда нам надо сосредоточиться, мы переключаемся на сеть прямого внимания, которая позволяет отстраниться от размышлений и сфокусироваться на выполнении задания. Отвлекающие факторы тянут нас обратно в сеть по умолчанию, и возврат в режим сосредоточенности требует больших когнитивных усилий. «Согласно некоторым исследованиям, — говорит Фернандез, — если вы отвлеклись, то, чтобы вернуться к прежнему уровню внимания, потребуется от 10 до 18 минут». Именно поэтому очень важно свести к минимуму отвлекающие факторы.

Не бойтесь дать выход эмоциям, но будьте за них в ответе

Ощущение измотанности может вызвать множество эмоций — разочарование, злость, волнение. Все это влияет на вашу продуктивность. Дэвид советует разорвать этот порочный круг: чтобы взять себя в руки и не чувствовать себя так, будто вы «пали жертвой событий, происходящих в мире или непосредственно вокруг вас в офисе», разберитесь, что именно вы чувствуете, и затем задайте себе несколько вопросов. Например, такой: «Я злюсь, но кто сейчас главный: я — человек, который чувствует эту злобу, или моя злость?». Фернандез соглашается с таким подходом: «Вам надо признать подлинность ваших чувств, но не поддаваться им».

Сконцентрируйтесь

Фернандез советует: «Когда вы чувствуете, что теряете концентрацию, сделайте паузу, оцените ситуацию, осознайте, чем она спровоцирована. И затем переключите свое внимание». Это проще сказать, чем сделать, но напомните себе, что большинство раздражителей не представляет никакой опасности для вас. Чтобы восстановить логическое мышление, сосредоточьтесь на «чем-нибудь близком и простом — например, на своем дыхании», советует эксперт. Вы можете сказать себе: «Я слишком зациклился на общении в Twitter». И обратите внимание на свое дыхание, чтобы преодолеть волнение. Фернандез не призывает игнорировать то, из-за чего вы отвлеклись: «Вы не должны подавлять это чувство. Обратите на него внимание, признайте его и мысленно “припаркуйте”, чтобы вернуться к этому чувству чуть позже, когда вы сможете с кем-нибудь его обсудить или когда вы не на работе».

Полагайтесь на свои ценности

После того как вы сосредоточились, выберите, на что именно тратить свое внимание. Дэвид утверждает: если вы сконцентрируетесь на делах, наиболее важных для вас, это даст вам ощущение контроля. «Когда вы перегружены, то чувствуете себя так, будто вас лишили не только сил, но и возможности выбора. Но вы все равно можете выбирать. Если для вас одна из главных ценностей — слаженная работа в команде, сосредоточьтесь на том, как помочь людям чувствовать себя частью коллектива». И подумайте, как отсутствие концентрации вашего внимания скажется на этом. «Если для вас важна справедливость на работе и в семье, задумайтесь, стоит ли проводить по три часа в Facebook?» — напоминает Дэвид.

Установите границы

Когда вы поняли, что именно вас отвлекает, установите для себя правила. Если, например, чтение новостей по утрам расстраивает вас настолько, что потом вы не можете сосредоточиться на работе, откажитесь от этого, пока не уйдете на обеденный перерыв. Или дайте себе слово доделывать начатую работу, перед тем как зайти в Facebook. Если не хватает воли, установите специальные приложения для браузера или смартфона, чтобы контролировать, сколько времени вы проводите в интернете. Конечно, не все получится сразу. Фернандез приводит в пример спортсмена, который заставляет себя тренироваться и, например, говорит себе: «Я не уйду с линии, пока не сделаю 10 бросков». Поэтому уделите внимание тому, чтобы ваш мозг натренировался завершать начатое.

Вдумчиво выбирайте, с кем взаимодействовать

Чужой пример заразителен. «Все оказывались в такой ситуации: вы заходите в лифт, там все пялятся в экраны мобильных телефонов, и вы начинаете делать то же самое», — говорит Дэвид. Недавнее исследование показало, продолжает она, что если пассажир самолета, сидящий рядом с вами, покупает конфеты, вероятность сделать похожий выбор увеличивается на 30%, даже если вы с этим человеком незнакомы. Если некоторые ваши коллеги сами постоянно отвлекаются и отвлекают вас, постарайтесь проводить с ними меньше времени. Не надо быть грубым, достаточно сказать: «Мы можем поговорить об этом позже? Я хочу закончить свой доклад и потом могу сделать перерыв».

Поддерживайте коллег и рассчитывайте на их помощь

Не стоит избегать коллег, которые вас отвлекают, попробуйте договориться с ними о времени, когда вы полностью сосредоточены на работе и не отвлекаетесь на социальные сети и чаты в мессенджерах. Команда, с которой я работаю в Harvard Business Review, сделала таким днем четверг — после того как мы прослушали вот этот подкаст. Можно пойти еще дальше. «Коллеги варятся с вами в одном котле, — говорит Фернандез, — и хорошо вас понимают, потому что вы работаете в одной организации с общей корпоративной культурой». Во время перерыва на кофе «попросите их помочь вам с тренировкой внимания». У них могут быть свои способы, которые вам и в голову не приходили. Поставьте себе задачу изменить поведение и регулярно оценивайте достижения. Когда вы говорите, что хотите что-то изменить, шансов на то, что вы действительно это сделаете, больше.

Заботьтесь о своем здоровье

Усталость и измотанность приводят к подавленности, говорит Дэвид. Важно высыпаться и делать зарядку. Ваше состояние могут улучшить и небольшие изменения привычного ритма. Устройте перерыв, пообедайте здоровой едой, отключите уведомления на смартфоне. Если обеденное время вы обычно тратите на просмотр Facebook, оставьте телефон в офисе и просто прогуляйтесь.

Запомните

Что делать:

• сконцентрируйтесь на дыхании, чтобы перестать волноваться и расстраиваться из-за того, что вы отвлекаетесь на работе;
• подумайте, что вы хотите предпринять как лидер и как коллега, и ведите себя соответствующе;
• придумайте правила, которым вы будете следовать, когда вам захочется заглянуть в социальные сети или проверить почту.

Чего не делать:

• не обманывайте себя, говоря том, что отвлекающие факторы не влияют на вашу сосредоточенность на работе — это требует больших когнитивных затрат;
• не проводите время с людьми, которые часто отвлекаются;
• не пренебрегайте заботой о себе — отдыхайте, правильно питайтесь и высыпайтесь.

Пример №1: концентрация по расписанию

В последний год у Эмили Лин, вице-президента компании, оказывающей финансовые услуги, было очень много дел. Она открыла собственную практику коучинга и получила повышение на своей основной работе. Круг ее обязанностей расширился, и появилось много отвлекающих факторов. «Я получала значительно больше электронных писем, сообщений и звонков, чем обычно. Люди также начали чаще заходить ко мне в офис», — говорит она.

Незавершенная работа накапливалась. «На мой телефон сыпалась куча сообщений и электронных писем, — рассказывает Эмили. — На то, чтобы прочитать и ответить на каждое, как правило, требуется всего несколько минут, но это отвлекало меня от того, чем я непосредственно была занята». Переписка и звонки часто отражались на ее настроении, признается Эмили: «Некоторые сообщения меня расстраивали. Я стала вспыльчивой в общении с коллегами».

Прежде Эмили научилась контролировать свое время в интернете. «Я заходила в Facebook, пока ждала лифт, либо в 10-минутные перерывы, которые выдавались между встречами. Когда я начала планировать такие перерывы, это помогло преодолеть желание зайти в социальные сети во время работы», — объясняет она.

Нечто подобное Эмили придумала и для того, чтобы справляться с отвлекающими факторами: она проверяла почту и отвечала на сообщения только после того, как заканчивала самую важную работу. «В начале недели я задавала себе вопросы: что мне нужно выполнить в первую очередь и что обязательно доделать именно сегодня?» — говорит Эмили. По ее словам, это помогло ей понять, как лучше распределять свое время. Затем она разбивала весь процесс выполнения задач на двухчасовые блоки. «На два часа я забывала про электронную почту, включала режим “не беспокоить” и переадресовывала все звонки на голосовую почту». Она также надевала наушники, чтобы дать коллегам понять, что занята.

Двухчасовые интервалы оказались для Эмили оптимальными. С одной стороны, этого времени было достаточно, чтобы сконцентрироваться на задаче, с другой — она не могла себе позволить быть вне доступа дольше. «По прошествии двух часов люди начинали перезванивать и повторно отправлять электронные письма», — вспоминает она. Все это давало ей ощущение скорости и срочности: «Адреналин вызывал дополнительный драйв, необходимый, чтобы все успеть».

Ее подход сработал. «Это сильно повлияло на мою продуктивность», — говорит Эмили. Она также почувствовала меньше напряжения. «Правило проверять почту по расписанию, а не постоянно держит в норме мое давление. Теперь я намного терпеливее, когда меня отвлекают», — считает она. Эмили также заметила, что справляется с отвлекающими факторами гораздо легче, когда высыпается. Несколько лет назад она спала лишь 3—4 часа в сутки; теперь после кардинального изменения своего режима — по 6,5—7 часов. «Чувство тревоги и проблемы с концентрацией внимания сменились способностью ясно мыслить. Если я хорошо отдохнула, я гораздо лучше вижу перспективы», — делится своим опытом Эмили, которая даже стала «пропагандистом здорового сна» среди своих клиентов в коучинговой компании.

Пример №2: расстановка барьеров

Во время предвыборной кампании 2016 года и несколько месяцев после выборов президента США Сара Тейлор (настоящее имя изменено), HR-менеджер в международной гуманитарной организации, постоянно отвлекалась от работы. Она не могла оторваться от новостей. «Я тратила несколько часов в день, постоянно проверяя обновления в The New York Times, Washington Post, CNN и на других новостных сайтах, как вечером, так и во время рабочего дня», — вспоминает она. Из-за этого Сара не успевала справляться с делами, ей приходилось работать допоздна и в выходные. «Я чувствовала себя ужасно, потому что мало отдыхала, не говоря уже о том, что подвергала себя испытанию, каждый день читая плохие новости», — рассказывает Сара. Хотя она и знала, насколько это вредно, но никак не могла установить разумные границы.

Все изменилось, когда она увидела ссылку на StayFocusd — приложение для интернет-браузеров, которое ограничивает время, проведенное на выбранных сайтах. Сара изучила отзывы о приложении, убедилась, что многим оно помогло в похожей ситуации, и решила попробовать. «Я отчаянно искала способ избавиться от новостной зависимости, сама я никак не могла ее преодолеть», — говорит она.

Сара установила 10-минутный лимит для The New York Times, Washington Post и CNN. По истечении этого времени на экране ее компьютера появлялась надпись «А не пора ли за работу?». По ее словам, это помогало, хотя и не всегда: «Мой изворотливый ум направлял меня на сайты, которые я не успела заблокировать, — например, BBC».

Сара ввела для себя и другие правила: работая дома, она убирает все гаджеты подальше. Сара продолжает следить за новостями, однако уверяет, что теперь делает это «без риска пренебречь своими непосредственными обязанностями».

Об авторе. Эми Галло — редактор и автор Harvard Business Review, автор книги «HBR Guide to Dealing with Conflict at Work».

* деятельность на территории РФ запрещена