Излагайте
мысли правильно

Несть числа статьям и книгам, написанным на эту благодатную тему: как научить людей грамотно и эффективно излагать свои мысли на бумаге. С карьерным ростом каждому приходится пройти несколько ступеней в приобщении к этому непростому ремеслу, сначала в роли стажера, исполнителя документа, потом ответственного сотрудника, определяющего и смысл, и стиль письма (то есть уже по сути заказчика) и, наконец, начальника, ставящего финальную подпись на исходящем документе.

Каждая из этих ступеней-функций чрезвычайна важна, и, если вы хотите добиться успеха в карьере, стоит серьезно поработать над тем, чтобы деловое письмо от вас выходило в лучшей форме, желательно не требующей доработок и исправлений вашим руководителем. Но это идеальный вариант, этому, действительно, стоит учиться, для этого и нужно читать эти сотни статей-советов на данную тему, нужно тренироваться, оттачивать мастерство, нужно проверять себя на независимых критиках, в общем, как и в любом деле: долгая история и тяжелый труд. Многим не хватает:

а) понимания, что деловое письмо — это дело ответственное и далеко не такое безобидное, как кажется, ибо несет в себе и репутационные риски, и юридические;

б) образования, знания логики русского языка, опыта, в конце концов.

Механистический подход по типу Google Translator здесь не работает. Шаблоны, конечно, есть в природе, в учебниках по деловому документообороту, и нужно их знать, иногда полезно и пользоваться ими... но эффективным шаблонное письмо быть не сможет, особенно в российской деловой среде. Расхожей истиной является тот факт, что не стоит начинать написание письма, не просчитав эффекта, не определившись, каковы будут ваши последуюшие действия, не оценив возможные варианты развития событий.

Читайте материал по теме: Как правильно расшифровывать подтекст в речи

Exit strategy (стратегия ухода) и в деловой переписке имеет очень важное значение. Оставим в стороне чисто юридическую переписку — это особый жанр, и без юристов и адвокатов соваться туда вообще не стоит. Первый вопрос: чего вы хотите достичь своим письмом? Ответ так же естественен, как то, что солнце восходит с востока: мы всегда хотим благорасположения заочного собеседника для скорого и взаимовыгодного решения вопросов, а это значит, что письмо наше он (она) должен прочитать, и прочитать с позитивным настроем как минимум.

И становится совершенно очевидным, чего не стоит делать: как не надо писать письмо, чтобы не вызвать обратную реакцию — не следует быть многословным, не стоит «умничать», включать терминологическую эквилибристику, но непременно важно использовать точный язык и четко излагать суть проблемы во избежание некорректного толкования, чтобы были понятны ответы на поставленные вопросы. И никак иначе.

Читайте материал по теме: 4 правила эффективной презентации

Этим вы подчеркиваете уважение к собеседнику, поверьте, скажу уже как читатель многих деловых писем: такой подход не вызывает отторжения, заставляет внимательно и благожелательно дочитать письмо до конца, что, увы, не всегда гарантированно, если вы не придерживаетесь разумных и естественных правил. Самое логичное — это поставить себя на место адресата, к которому вы обращаетесь с письмом, постараться понять его интересы, логику и его возможные риски. Это помогает выбрать и правильную тональность, и язык, и аргументы с фактами, которыми вы собираетесь убедить своего визави.

Все вышесказанное касается пока бумажных писем, официальных «входящих-исходящих» документов, но ведь и в электронной переписке все эти факторы не менее важны. Сверхзадача та же: расположить к себе собеседника, клиента, коллегу, начальника и уже на этой позитивной ноте решать те или иные задачи. Один пример из почти ежедневной моей практики: вы хотите пригласить на важную для вас конференцию существующего или еще только потенциального заказчика и начинаете, естественно, с обращения: «Уважаемый г-н Петров!» В российских реалиях вы уже проиграли борьбу за внимание клиента, ведь российский чиновник, бизнесмен, начальник — любой уважающий себя специалист намного более благосклонно отнесется к полному обращению, по имени-отчеству, чем к формальному канцелярскому варианту, приведенному в качестве примера. Конечно же, лучше «Уважаемый Александр Магометович или Арнольд Макарович!». Потратьте время на то, чтобы узнать как зовут этого далекого «Петрова А.М.», и упаси вас Бог, совершить ошибку, спутать инициалы или ошибиться в фамилии. В наших краях такая оплошность однозначно приведет к мусорной корзине. Правильно составленное письмо — это инструмент того самого эмоционального интеллекта, только облаченный в бумажную или электронную форму, но от того не менее важный.

Читайте по теме:

• Зачем управленцам математика?
• Как сделать крутую презентацию
• Шесть искусств для бизнеса