Как общаться у кулера, если все
сидят дома?

За прошедшие полгода с лишним приблизительно треть всех работников в США в полном объеме или частично работали дистанционно, и за это время менеджеры в целом освоили лучшие практики руководства удаленной рабочей силой.

Сегодня, когда многие компании продолжают работать в этом формате, а некоторые планируют сохранить его на постоянной основе, большинство руководителей осознают, что в долгосрочной перспективе важно создать новые методы и механизмы поддержки удаленной команды. Развитие новых возможностей для дистанционного общения — один из главных приоритетов многих менеджеров, с которыми я беседовала в рамках исследования и программы обучения руководителей высшего звена.

Исследования показывают, что работа, требующая высокого уровня сотрудничества, в удаленном режиме дается сложнее, так как сотрудникам труднее неформально делиться информацией и задавать вопросы. Работники на удаленке говорят, что испытывают социальную и профессиональную изоляцию чаще, чем когда работают в офисе. Социальное взаимодействие вроде (виртуальных ланчей, неформального общения и онлайн-игр на командообразование может помочь, однако не заменит повседневных неформальных рабочих контактов.

Чтобы больше узнать о том, как менеджеры могут воссоздать неформальное офисное взаимодействие, я обратилась к руководителю с большим опытом дистанционного сотрудничества. Марк Страссман руководит удаленными работниками почти 20 лет. Сейчас он вице-президент и генеральный менеджер технологической коммуникационной компании LogMeIn, возглавляет международное подразделение численностью в 2 тыс. человек, 25% которых работали удаленно еще до пандемии. LogMeIn намерена перевести большинство своих работников как минимум на частичную удаленную работу и не планирует отказываться от этих планов даже после снятия ограничений в связи с COVID-19.

Главное, говорит Страссман, дать сотрудникам возможность быть вместе в рабочее время в неструктурированной среде. Такие моменты помогают легче переносить социальную изоляцию и способствуют спонтанному сотрудничеству и креативности, не добавляя лишних встреч в и без того переполненные календари. Дополнительная энергия и сосредоточенность, которую приобретают виртуальные коллеги, по мнению Страссмана, связана с механизмом «социального заражения». Это похоже не совместную подготовку студентов и тренировки с друзьями.

Страссман поделился со мной тремя своими любимыми методами виртуального общения и сотрудничества между коллегами.

Виртуальный коворкинг. Страссман предлагает пользоваться видеосвязью просто для того, чтобы работать в (виртуальном) присутствии друг друга. Для этого требуется всего лишь ссылка на видеоконференцию и договоренность о времени. Страссман советует начинать с 30 минут или часа, но у него есть коллеги, виртуально работающие вместе по полдня. «Когда рядом есть люди, у меня лучше получается сосредоточиться, — говорит он. — Если мне нужно остановиться и задать вопрос, я могу это сделать».

Он подчеркивает, что важно установить базовые правила. Например, члены его команды договорились, что иногда могут выключать камеру, чтобы отойти или поесть. Они не отключают микрофоны, когда работают вместе, чтобы можно было быстро задать вопрос или перекинуться парой слов, как если бы они находились в офисе. Если ответ на вопрос не ограничивается несколькими короткими фразами или необходим полноценный разговор, участники переходят в комнату отдыха или пользуются отдельной видеоконференцией, чтобы не мешать другим. «Нужно следить за тем, чтобы не слишком углубляться в разговоры, и обращать внимание других, если их разговоры слишком отвлекают, — говорит Страссман. — Каждый должен стараться сделать так, чтобы такое совместное присутствие было полезным».

Команда Страссмана более 90% времени работает в тишине. Виртуальный коворкинг не отвлекает, говорит он, а помогает каждому сосредоточиться на своей задаче и при этом ослабляет эффект социальной изоляции и дает дополнительные возможности для спонтанного сотрудничества.

«Видеостены» для связи с офисом. Практика выделенной видеолинии между двумя офисами существует более десятка лет. Центры эксплуатации сетей пользуются постоянной видеосвязью в режиме реального времени.

Новая версия этой практики, которую Страссман называет «видеостеной», проникает в компании, которые хотят поддерживать контакт между сотрудниками, работающими дома и в офисе.

Видеостены предназначены для неформального взаимодействия. Обычно компания вешает большой монитор (подключенный к камере и компьютеру) на стене в проходном месте в центре офиса, и удаленные работники могут «зайти навестить» своих коллег. В столовой или комнате отдыха видеостена дает возможность дистанционно общаться друг с другом во время перерывов, а если она установлена между рабочими столами или в открытом рабочем пространстве, это способствует неформальному общению в течение дня.

Видеостена «дает людям возможность заглянуть в офис и увидеть, что там происходит, почувствовать себя частью команды и не думать, что они что-то пропускают», говорит Страссман. Совместная работа от этого только выигрывает, так как спонтанные обсуждения между сотрудниками происходят чаще, чем во время запланированных звонков.

Командам следует заранее договориться об уровне громкости и посторонних разговорах на экранах в зависимости от места их расположения в офисе. Компании могут экспериментировать, запуская видеостены на фиксированный период времени каждый день (например, на два часа в середине дня в комнате отдыха). Опытные пользователи часто включают видеостену с утра и не выключают до конца дня.

Открытые часы в офисе. Страссман еженедельно устраивает офисный час, на который приглашены все 2 тыс. человек, входящие в его команду. «Этот час отмечен в календаре каждую неделю, — поясняет он. — Я меняю время, чтобы офис могли посетить люди из разных часовых поясов. Сотрудники могут заранее направить вопросы, если хотят что-то обсудить, но если у них нет тем, я просто рассказываю, что произошло в течение недели и о чем я думаю. Я также задаю вопросы членам команды о том, как у них идут дела, но конкретной темы у нас нет».

Я спросила Страссмана, не утомительно ли, когда на офисный час собирается такая большая команда. Он ответил, что, поскольку офисные часы проходят регулярно и запланированно, их посещаемость не очень высокая. «В насыщенную неделю, когда многое происходит, подключаются 20—30 человек, — говорит он. — В другие недели — всего один-два человека».

Офисные часы — еще одна возможность для спонтанного неструктурированного общения в команде. «Я постоянно получаю прекрасную обратную связь о том, что людям удалось пообщаться, как если бы они встретились у кулера, когда у них нет реального кулера или столовой, куда они могли бы пойти». Дополнительным преимуществом, добавляет он, является то, что офисные часы уменьшают потребность в регулярных встречах.

Виртуальный коворкинг, видеостены и офисные часы несложно реализовать с помощью технологий видеоконференций, уже существующих в большинстве компаний. По мере освоения возможностей удаленной работы второго поколения подобное виртуальное неструктурированное взаимодействие будет становиться более заметной и важной частью рабочего дня во многих организациях.

Об авторе

Барбара Ларсон (Barbara Z. Larson) — преподаватель менеджмента в Школе бизнеса Д’Аморе-МакКима Северо-Восточного университета, исследователь, разработчик тренингов и обучающих материалов. Специализируется на личных и межличностных навыках, необходимых для эффективной работы в цифровой среде. Ранее в течение 15 лет занимала руководящие должности в сфере международных финансов, в частности была директором по международным финансам в R.R. Donnelley.