Как писать о бизнесе по-человечески

Электронные письма, отчеты, посты в блогах, твиты, статьи — все, что вы пишете на работе, многое расскажет о вас и о вашем бизнесе.

Ясная и логичная манера письма располагает к продолжению коммуникации. Сложный, скучный текст достигает обратного: люди игнорируют, переключаются и больше к вам не обращаются.

В бизнесе понимание своего целевого рынка является ключом к успеху. С эффективным письмом — то же самое. Прежде всего нужно понимать, кто ваши читатели.

Последняя национальная проверка уровня грамотности в США показала, что у 43% взрослого населения результаты «базовые» или «ниже базовых».

При таком качестве восприятия текста даже квитанции по коммунальным платежам или тексты на упаковке продуктов будут вызывать немало затруднений. Какой можно сделать вывод относительно стиля письма? В двух словах: если вы обращаетесь к широкой аудитории, вам нужно, чтобы вас было легко понять.

Освоить эффективное письмо несложно. Важно, чтобы текст отвечал манере чтения (сканирование) и скорости (быстро). Короткие предложения, простой словарный запас и четкое форматирование — отличные способы сделать контент максимально удобным для восприятия.

Отличный пример — сайт британского правительства. Он построен на простом принципе: помочь гражданам быстро найти необходимую им информацию. Достигается это за счет удобочитаемости, простоты формулировок и удобства навигации.

Как упростить задачу для читателя

Хорошая новость состоит в том, что у вас, вероятно, уже есть навыки, необходимые для эффективного письма. Потому что для того, чтобы вас легко понимали, не нужны ловкие трюки или академическая теория. Главное — не усложнять и передать основной смысл.

Вот несколько полезных принципов.

1. Говорите как человек, а не как бизнес

Традиционное деловое письмо страдает от сухого формализма. Простое решение? Пишите от первого лица. Такой текст покажется личным и располагающим, в то время как повествование в третьем лице звучит отстраненно и холодно.

Вот фрагмент классического корпоративного употребления третьего лица: «Humbert&Herbert — агентство жилой недвижимости, предлагающее клиентам удобные, четкие и простые рекомендации».

От первого лица звучит теплее: «Мы порекомендуем вам удобный и понятный вариант покупки жилья, который вам обязательно пригодится». Чувствуете разницу?

Не бойтесь начинать предложения с глагола в повелительном наклонении: «получите», «загрузите» или «присоединяйтесь». Или с союзов (как я только что сделал). Так проще и убедительнее. Так мы говорим в реальной жизни.

Лучший способ избавиться от «корпоративного бюрократического языка» — читать свои тексты вслух. Если для вас текст звучит естественно (или, наоборот, тяжеловесно), то, вероятно, так же его будут воспринимать и ваши читатели.