Ничего не успеваете? Доверьтесь
искусственному интеллекту

При переходе на работу в условиях полной или частичной удаленки бизнес столкнулся с серьезной проблемой: невозможностью сотрудников правильно расставлять приоритеты текущим задачам и управлять своим рабочим временем. Иногда это становится следствием неграмотного менеджмента. Но чаще всего причина в «человеческом факторе». Весной, в период тотальной самоизоляции, жалобы на постоянную переработку стали регулярными. Исследование РАНХиГС показало, что 44% респондентов считают, что продолжительность их рабочего времени увеличилась, а 35% руководителей рассказали о заметном снижении качества выполнения заданий своими подчиненными.

Игнорировать эту проблему невозможно, но и явного решения, которое можно было бы использовать «здесь и сейчас» у компаний нет. Однако, выход существует. Можно привлечь к управлению рабочим временем искусственный интеллект, который уже реализован во многих информационных системах, используемых бизнесом. И для того, чтобы сделать это на уровне каждого сотрудника, необходимо решить несколько не самых сложных технологических задач.

Сделать тайм-менеджмент не персональным, а корпоративным

Сегодня управление рабочим временем — задача персональная, и каждый сотрудник решает ее самостоятельно. Но при этом он работает в компании. Ему поступают поручения от руководителя и высшего менеджмента предприятия. А еще он взаимодействует с внешними контрагентами, и это общение генерирует еще один круг новых задач. Грамотно расставить приоритеты в ворохе целей получается редко: текущие задачи «перекрывают» друг друга и планирование в ручном режиме не позволяет распределить рабочее время между всеми предстоящими делами. Результат: срыв дедлайнов, переработка, которая со временем становится хронической, и, как следствие, эмоциональное выгорание, потеря интереса к работе и лояльности к компании.

Технологический рынок предлагает множество решений по управлению рабочим временем. Так называемые PIM (Personal Information Manager) представлены в любом магазине приложений. Среди них есть действительно интересные и эффективные разработки, которыми пользуется множество специалистов и руководителей. Но у большинства этих решений есть один серьезный изъян. Они нацелены на персональное использование, и их работа основана на данных, которые принадлежат отдельному специалисту. Отсюда и другой существенный недостаток — анализ производится на ограниченном наборе данных конкретного пользователя.

Помочь здесь может изменение «персонального» подхода в управлении временем каждого сотрудника на «корпоративный», когда функции приоритизации задач и планирования нагрузки передаются искусственному интеллекту информационных систем компании.

Разработать алгоритмы искусственного интеллекта для управления временем

Управление временем, как частная задача, может решаться с использованием ИИ-модулей «профильных» информационных систем. Например, технология искусственного интеллекта и машинного обучения в CRM-системах позволяет прогнозировать перспективы той или иной сделки. И эти данные вполне могут использоваться ИИ-модулями для того, чтобы расставлять временные приоритеты при планировании рабочего дня менеджеров по продажам. Основываясь на прогнозе успешности сделки, система порекомендует сотруднику уделить работе над ней больше времени, дать приоритет мероприятиям, которые намечены в рамках перспективного проекта и т. д. По аналогии работают алгоритмы расчета времени и оптимального пути в Яндекс.Go. При использовании сервиса водитель уже понимает, какая продолжительность дороги его ждет по тому или ином маршруту, и когда он может перейти к выполнению следующей задачи.

Чтобы ИИ стал полезным инструментом для менеджера и самого сотрудника, необходимо разработать алгоритмы. Они позволят системе тайм-менеджмента в режиме реального времени анализировать основные задачи компании или структурного подразделения, текущую и перспективную нагрузку исполнителей. Кроме этого, станет проще отслеживать и степень завершения задач, работа над которыми уже ведется. При этом такие алгоритмы должны прогнозировать предстоящие затраты времени и давать подсказки сотрудникам, сколько минут или часов выделить на новые активности.

В результате ИИ-система позволит в автоматическом режиме расставлять приоритеты задачам для каждого отдельного сотрудника, корректировать его планирование рабочего дня. Например, отменять назначенные в календаре второстепенные встречи ради освобождения времени для более важных коммуникаций, выдавать рекомендации по приглашению на звонок определенных коллег и советы в соответствии с индивидуальными особенностями, стилем работы и эффективностью сотрудника.

Существует множество решений, которые так или иначе регламентируют использование сотрудниками рабочего времени: системы контроля эффективности и KPI, CRM, ERP, специализированные HR-решения. Бизнес уже сегодня может воспользоваться возможностями различных информационных систем, чтобы решить частную задачу по управлению временем рядовых сотрудников на корпоративном уровне. Остается только обеспечить ИИ-системы необходимыми дополнительными данными.

Обеспечить искусственный интеллект данными

Несмотря на то, что мы стремимся сделать управление временем не персональной, а корпоративной задачей, оно должно в обязательном порядке учитывать не только приоритеты бизнеса, но и логику работы каждого сотрудника, его привычки и даже уклад жизни. Для этого придется решить три частных подзадачи.

Первая — создать карту бизнес-процессов, в которых задействован сотрудник. Она позволит четко определить источники задач и присвоить для них «базовые» значения приоритетов, учесть фактор сезонности бизнеса, интенсивность нагрузки на работника и на подразделение и т. п.

Далее необходимо создать индивидуальные карты рабочего времени. Это наиболее сложный процесс, так как компании и сотруднику предстоит решить вопрос об учете служебной деятельности людей и их частной жизни. В этой карте будет отмечаться не только поминутный график решения текущих рабочих задач, но и значимые личные события. Болезнь близких, возвращение из отпуска или подготовка к нему, получение зарплаты, крупные покупки — все это так или иначе оказывает влияние на восприимчивость, вовлеченность и, в конце концов, на производительность труда. Более того, чтобы обеспечить вариативность механизмов ИИ, такие «дневники» необходимо вести на протяжении значительных отрезков времени и периодически обновлять их.

Наконец, третьей подзадачей станет интеграция данных из карт бизнес-процессов и рабочих дней сотрудника и информации из корпоративных систем. Это необходимо для того, чтобы получать общие данные, отражающие полный объем решаемых задач и результативность работы.

В нашем распоряжении имеется уже практически все необходимое для того, чтобы развернуть ИИ-решение для управления рабочим временем каждого сотрудника. Остается только один нерешенный вопрос — обеспечение информационной безопасности. Дело в том, что ИИ-системе предстоит «проинтервьюировать» разные источники информации с самостоятельными ИБ-политиками — от корпоративных до личных (где могут содержаться еще и персональные данные). Для обеспечения безопасности данных предстоит сформировать платформу для обмена ими. Этот вопрос вполне решаем, например, с помощью блокчейна. Но для этого необходимо достичь согласия и руководителей отдельных направлений бизнеса, и топ-менеджмента компании, и всех сотрудников организации.

Грамотное управление рабочим временем не сложная задача. Возможно, результаты будут малозаметны на фоне работы компании в целом, но они будут иметь значение для каждого сотрудника, оказавшегося под прессом переработки. Сегодня средняя продолжительность рабочего дня увеличилась на 48 минут, и на 13% выросла нагрузка за счет увеличения количества совещаний. Это несколько часов в неделю, которые человек может посвятить отдыху, семье или собственному развитию. Отказ же компании от такой помощи означает усиление выгорания и снижение трудоспособности, которые очень быстро станут необратимыми.

Об авторе

Юрий Бондарь — заместитель генерального директора компании SAP CIS.